Выбор сервиса видеоконференцсвязи

Видеоконференцсвязь. Путеводитель покупателя

По мере того, как надежность и простота использования возросли, также увеличилось количество организаций, полагающихся на видеоконференцсвязь. Будь то объединение удаленных групп или встречи с клиентами и заказчиками, видеоконференцсвязь позволяет организациям проводить личные встречи, которые раньше были невозможны.

Стоимость этих услуг также сыграла роль в его более широком распространении. Раньше из-за стоимости и сложности системы видеоконференцсвязи лучше всего подходили для крупных организаций. Однако современные системы просты в установке, использовании и относительно дешевы, что сделало их доступными для предприятий любого размера.

По мере того, как все больше людей работают удаленно, видеоконференцсвязь помогает командам сотрудничать так, как конференцсвязь получила много дополнительных возможностей. Например, с помощью видеоконференции вы можете видеть физические жесты и выражения лица, а также можете делиться экранами.

Новая простота в видеоконференцсвязи также открыла двери для более широкого использования. Вместо того, чтобы проводить в основном большие групповые встречи, эти системы можно легко использовать и для видеочатов один на один.

Выбор подходящей услуги видеоконференцсвязи для вашего бизнеса очень важен, а правильные вопросы имеют значение. Сколько участников будет регулярно присутствовать на ваших звонках? Вам нужно интегрировать другие приложения? Как часто вы планируете проводить видеоконференции?

Прежде чем принять решение, вам необходимо учесть все эти факторы. Платформа с множеством функций может оказаться пустой тратой денег, но бесплатная услуга видеоконференцсвязи может не обеспечить требуемых функций.

Если вы ищете услуги видеоконференцсвязи в 2021 году, вот все, что вам нужно знать о том, что предлагают эти решения и как выбрать одно из них. Уже знаете, что ищете? Посетите нашу статью с лучшими вариантами сервисов видеоконференцсвязи, чтобы узнать, какие из них мы рекомендуем.

Что такое служба видеоконференцсвязи?

Услуги видеоконференцсвязи позволяют вам встречаться и сотрудничать с другими через канал HD-видео. В отличие от телефонного звонка, видеоконференцсвязь позволяет вам видеть тех, с кем вы встречаетесь, как если бы вы находились в одной комнате.

Доступ к услугам видеоконференцсвязи можно получить из множества мест, включая подключенные к Интернету компьютеры и смартфоны. В зависимости от потребностей вашего бизнеса вы также можете настроить видеоконференцсвязь в определенном месте, например в конференц-зале. В этом случае камеры настроены так, чтобы показывать всю комнату, а микрофоны усиливают говорящих.

Услуги видеоконференцсвязи дают организаторам полный контроль над встречей. Организаторы решают, кто может говорить, кто может снимать видео, и кто может делиться своим экраном. Например, если кто-то из присутствующих на встрече проводит презентацию, организатор может разрешить им поделиться своим экраном, чтобы все участники вызова могли видеть презентацию PowerPoint.

 Для тех, кто не может присутствовать на встрече с помощью видео, эти службы дают возможность присоединиться к ней по телефону. И хотя человек не будет видеть, что происходит, он, по крайней мере, сможет услышать то, что все говорят.

Стоимость услуг видеоконференцсвязи

Большинство услуг видеоконференцсвязи взимают плату за каждый хост. Это означает, что если вы хотите, чтобы несколько сотрудников проводили свои собственные собрания, каждому из них потребуется лицензия пользователя. С несколькими пользовательскими лицензиями несколько сотрудников могут одновременно проводить видеоконференции. При такой структуре затрат вы платите только за каждый хост. Для других присоединиться к собранию не нужно платить.

Большинство провайдеров предлагают несколько уровней обслуживания, которые различаются в зависимости от цены, количества участников, которых вы можете пригласить на собрание, и включенных функций. Некоторые сервисы предлагают совершенно бесплатный тарифный план. Эти планы обычно ограничивают количество участников и продолжительность видеозвонков.

Для платных планов, использующих модель на каждый хост, затраты варьируются от 5 до 50 долларов за хост в месяц. Кроме того, для некоторых планов требуется минимальное количество пользовательских лицензий.

Вместо того, чтобы взимать плату за хост, некоторые службы основывают свою структуру ценообразования на количестве участников видеоконференции. Например, вы можете платить 145 долларов в месяц за возможность проводить видеоконференции с участием до 500 человек. Эта структура затрат предназначена для компаний, которые проводят веб-семинары.

Многие службы конференцсвязи, предлагают бесплатные пробные версии, которые длятся от недели до месяца; некоторые предлагают бесплатные пробные версии до тех пор, пока не будет использован определенный объем данных. Нет необходимости регистрироваться и платить за услугу, которой вы никогда не пользовались, когда компании предлагают так много тестовых прогонов. Воспользуйтесь бесплатными пробными версиями и убедитесь, что услуга действительно соответствует вашим потребностям и удовлетворительно решает ваши приоритеты, прежде чем покупать.

Как правильно выбрать услугу видеоконференцсвязи

Как и в случае с любой другой покупкой, важно знать, что вам нужно от вашей системы видеоконференцсвязи, прежде чем выбирать ее. Например, крупной компании может потребоваться замкнуть несколько десятков пользователей одновременно, в то время как небольшой компании могут потребоваться только конференции один на один.

Вот что следует помнить при поиске решения:

• Количество участников: рассмотрите количество участников, которые могут регулярно присутствовать на ваших конференциях. С помощью некоторых сервисов вы можете бесплатно связаться с небольшим количеством участников, поэтому, если вам не нужно общаться с большим количеством людей, вы можете не платить много (или вообще ничего). Другие сервисы специализируются на подключении большого количества пользователей. Ассортимент широк, поэтому знание того, что вам нужно, еще до того, как вы начнете искать, может сэкономить много времени.
• Видеопотоки. Хотя многие службы видеоконференцсвязи заявляют, что их собрания могут одновременно принимать сотни, если не тысячи участников, они обычно ограничивают количество видеопотоков; однако другие этого не делают. Перед покупкой вам будет полезно узнать, как и ограничивает ли сервис фиды. Вы также хотите убедиться, что качество видео на высшем уровне.
• Простота использования: не позволяйте запутанному пользовательскому интерфейсу сдерживать ваш бизнес. В противном случае вы начнете презентацию, не наблюдая за важными участниками, или ваши встречи будут характеризоваться долгими задержками и перерывами, поскольку люди изо всех сил пытаются включить или выключить свои видеопотоки и микрофоны или поделиться своим экраном.
• Типы собраний: с помощью некоторых высококлассных сервисов вы можете запускать разные комнаты в зависимости от типа собрания, которое вы проводите. Вы проводите открытый форум вопросов и ответов, где каждый может дать свой отзыв? Вы проводите презентацию или лекцию и предпочитаете, чтобы у участников не было звука? Знайте, какие встречи вы обычно проводите, и если вы проводите различные встречи, ищите услугу, которая удовлетворит все ваши потребности.
• Мобильный интерфейс: весь смысл видеоконференцсвязи заключается в удаленном подключении к людям, а иногда это означает подключение с мобильных устройств. Попробуйте услугу видеоконференцсвязи как на планшетах, так и на смартфонах, чтобы убедиться, что участники одинаково положительно воспринимают эти устройства, как устройства, подключающиеся через настольные компьютеры или конференц-залы.
• Запись: иногда полезно сохранить основные моменты встречи на потом. Возможность видеозаписи необходима, если вам нужно вернуться и просмотреть конференции. Кроме того, может оказаться полезным онлайн-архив прошлых встреч. Например, вы можете сохранить фрагменты встреч для вводных или учебных материалов для новых сотрудников. Обратите внимание на то, сколько места для записи вам доступно. Многие службы хранят записи в облаке и ограничивают пространство для хранения каждого пользователя.
• Совместное использование экрана: совместное использование экрана позволяет участникам заинтересоваться и сделать встречу более интерактивной. Если вам нужно объяснить тонкости презентации или показать удаленному сотруднику, как получить доступ к определенным документам, совместное использование экрана может помочь вам сделать это более эффективно.
• Системы конференц-залов: в зависимости от ваших потребностей вы можете создать конференц-зал, который можно использовать специально для видеоконференцсвязи. Обязательно проверьте, может ли эта услуга интегрироваться с настройкой вашего конференц-зала. Иногда для этого требуется помощь другого поставщика, чтобы оборудовать комнату надлежащим аудио- и видеооборудованием. В других случаях сама служба видеоконференцсвязи может предоставить все необходимое оборудование за дополнительную плату.
• Интеграция приложений: многие решения для видеоконференций позволяют интегрировать сторонние приложения, такие как Microsoft PowerPoint. Объединение уже имеющегося у вас программного обеспечения с системой видеоконференцсвязи может помочь вам импортировать презентации и документы. Более того, многие сервисы имеют возможность делать заметки, а некоторые позволяют участникам добавлять собственные заметки. Подумайте, какие приложения вы будете использовать с вашей системой конференцсвязи, и какое влияние вы хотите, чтобы участники могли оказывать на собрание. Еще одна возможность интеграции - это ваш календарь или почтовый клиент. Некоторые службы видеоконференцсвязи предоставляют плагины для таких программ, как Google Calendar и Outlook. Это позволяет быстро и легко планировать встречи.
• Интеллектуальные собрания: некоторые платформы видеоконференцсвязи имеют интегрированный искусственный интеллект (ИИ) для повышения производительности собраний. Например, некоторые собрания будут автоматически делать заметки для всех и отправлять резюме после завершения конференции. Интеллектуальная технология также может автоматически назначать участникам задачи по элементам. Все эти дополнительные функции предназначены для того, чтобы участники были более вовлечены в происходящее, а не пытались делать заметки.
• Поддержка клиентов: не упускайте из виду качество обслуживания клиентов компании. Стоит потратить время на то, чтобы позвонить в службу поддержки компаний, которых вы собираетесь рассматривать, и узнать, как они будут относиться к вам. Когда что-то пойдет не так, вам нужна линия технической поддержки, которая реагирует быстро и точно, с представителями, которые относятся к вам серьезно и уважают ваш бизнес.

Что день грядущий нам готовит?

Влияние видеоконференцсвязи на человеческое общение почти сравнимо с влиянием телефона более чем полтора века назад. Новые технологии будут продолжать улучшать облачные видеоконференции по мере того, как Мы понимаем это, поскольку в цифровую эпоху он продолжает становиться неотъемлемой частью ведения бизнеса.

Дополненная реальность и виртуальная реальность открывают возможность сотрудничества на огромных географических расстояниях, как если бы участники физически находились в одной комнате. Представьте себе, что вы стоите в виртуальном пространстве со своими деловыми партнерами, обсуждая операции среди множества интерактивных диаграмм, схем и прототипов. Это будущее быстро приближается по мере развития технологий, и оно будет способствовать более захватывающему и впечатляющему опыту.

ИИ, вероятно, также добавит возможности видеоконференцсвязи в будущем.

Ведутся работы над технологией, в которой компьютерное зрение и искусственный интеллект могут автоматически кадрировать кадр. Даже если в комнате находится 20 человек точно так же, как люди достаточно умны, чтобы знать, где происходит действие, ИИ может выбрать человека, который встанет и подойдет к доске.

Если вы считаете, что услуга видеоконференцсвязи подходит именно вам, прочтите нашу статью с лучшими вариантами сервисов конференцсвязи, на которой представлены лучшие варианты для различных типов бизнеса, наши аргументы в пользу выбора каждого из них и полный список авторитетных услуг видеоконференцсвязи.