Как спланировать успешную конференцию

Планирование конференции - это отличный способ максимально расширить свой охват и одновременно дать возможность наладить контакты с новыми потенциальными партнерами и деловыми партнерами. Конференции отлично подходят для налаживания контактов, установления новых связей и обмена идеями между другими профессионалами, работающими в вашей отрасли. Если вы планируете провести конференцию в 2019 году, необходимо помнить о нескольких шагах, чтобы ваше мероприятие прошло как можно более гладко и с использованием правильных инструментов повышения производительности, таких как аудио-видео оборудование и аренда колонок.

Планирование конференции

Подумайте о цели вашей конференции

Определите цель вашей конференции и причину, по которой люди, скорее всего, примут в ней участие. Четко сформулированная цель является залогом успешного проведения конференции. Простое приглашение на конференцию всех знакомых вам профессионалов не приведет к целостному мероприятию. Планируете ли вы сосредоточиться на маркетинге в социальных сетях, SEO (поисковой оптимизации), вирусном маркетинге или какой-то другой теме? Прежде чем приступать к планированию конференции, узнайте свою целевую аудиторию и цель мероприятия.

Составьте список гостей

Как только вы определите цель и задачи вашей конференции, составьте подходящий список гостей. Просмотрите свои текущие контакты, а также контакты других людей, с которыми вы тесно связаны профессионально. Поищите среди своих текущих контактов в LinkedIn соответствующих профессионалов, которые являются оптимальными кандидатами на приглашение. Как только вы составите список, проведите мозговой штурм креативных и уникальных способов рассылки привлекательных приглашений онлайн или оффлайн.

Определите бюджет

Прежде чем приступить к поиску основных докладчиков, мест проведения конференции, развлекательных мероприятий и других услуг, которые могут вам понадобиться, например, компании по аренде аудио-видео оборудования, определите свой бюджет. Планирование конференции без бюджета - это верный способ переплатить или обнаружить, что вы не можете позволить себе это мероприятие. После составления бюджета важно отложить еще 10-15 процентов на возможные расходы или непредвиденные затраты и сборы.

Связаться с поставщиками

Свяжитесь с местными и профессиональными поставщиками, которые наиболее соответствуют типу проводимой вами конференции. Убедитесь, что вы связались и забронировали поставщиков в разумное время, оставшееся до планирования мероприятия. Старайтесь не связываться с поставщиками за неделю или даже за месяц до даты проведения конференции, чтобы не упустить потенциальные возможности для бронирования.

Пригласите основных докладчиков

Проведите мозговой штурм ваших идеальных основных докладчиков и свяжитесь с ними индивидуально в течение нескольких месяцев до официальной даты проведения конференции. Основные докладчики привлекают слушателей и создают дополнительный стимул для посещения мероприятия. Обдумайте цель каждого отдельного основного докладчика, которого вы хотите пригласить, и сообщите им о своих соображениях при непосредственном контакте с ними. Разрешите основным докладчикам представлять свои собственные выступления или сессии, чтобы стимулировать участие и посещаемость.

Разработайте повестку дня

После того как вы забронировали основных докладчиков, составьте повестку дня и маршрут конференции. Если вы проводите конференцию в течение нескольких дней, разбейте сессии на секции, организуйте перерывы, обеды и другие мероприятия, чтобы ваши гости и слушатели не скучали и общались.

Выберите маркетинговые стратегии

Маркетинг является неотъемлемой частью успешного проведения конференции. Определите лучшие маркетинговые стратегии для вашего мероприятия, такие как маркетинг в социальных сетях, маркетинг в LinkedIn или даже реклама в Facebook. Создайте надежный маркетинговый план с несколькими кампаниями за несколько месяцев до даты проведения конференции, чтобы стимулировать потенциальных участников и максимально привлечь внимание к вашему мероприятию в Интернете.

Выберите компанию по аренде аудиовизуального оборудования

Аренда акустических систем - важный элемент планирования и проведения конференции. Найдите компанию по аренде аудиовизуального оборудования, которая предлагает тот тип колонок и звуковых систем, который вам необходим, исходя из выбранного вами места проведения конференции и количества ожидаемых гостей. Правильно подобранная звуковая система - это один из самых важных факторов, о которых следует помнить, когда вы проводите конференцию любого назначения.

Знание того, как правильно спланировать и подготовиться к успешной конференции, - это способ извлечь максимальную пользу из проводимого вами мероприятия. При правильной подготовке и глубоком понимании цели вашей конференции вы сможете создать мероприятие, которое будет гостеприимным и запоминающимся для всех ваших гостей.

Если вам нужна компания, предоставляющая надежное аудиовизуальное оборудование и решения по аренде и продаже оборудования для конференций, обращайтесь в группу компаний 8 Ом

Комментарии к статье

Конференц-оборудование в Магазине. Екатеринбург.