Как спланировать успешную конференцию
Планирование конференции - это отличный способ максимально расширить свой охват и одновременно дать возможность наладить контакты с новыми потенциальными партнерами и деловыми партнерами. Конференции отлично подходят для налаживания контактов, установления новых связей и обмена идеями между другими профессионалами, работающими в вашей отрасли. Если вы планируете провести конференцию в 2019 году, необходимо помнить о нескольких шагах, чтобы ваше мероприятие прошло как можно более гладко и с использованием правильных инструментов повышения производительности, таких как аудио-видео оборудование и аренда колонок.
Подумайте о цели вашей конференции
Определите цель вашей конференции и причину, по которой люди, скорее всего, примут в ней участие. Четко сформулированная цель является залогом успешного проведения конференции. Простое приглашение на конференцию всех знакомых вам профессионалов не приведет к целостному мероприятию. Планируете ли вы сосредоточиться на маркетинге в социальных сетях, SEO (поисковой оптимизации), вирусном маркетинге или какой-то другой теме? Прежде чем приступать к планированию конференции, узнайте свою целевую аудиторию и цель мероприятия.
Составьте список гостей
Как только вы определите цель и задачи вашей конференции, составьте подходящий список гостей. Просмотрите свои текущие контакты, а также контакты других людей, с которыми вы тесно связаны профессионально. Поищите среди своих текущих контактов в LinkedIn соответствующих профессионалов, которые являются оптимальными кандидатами на приглашение. Как только вы составите список, проведите мозговой штурм креативных и уникальных способов рассылки привлекательных приглашений онлайн или оффлайн.
Определите бюджет
Прежде чем приступить к поиску основных докладчиков, мест проведения конференции, развлекательных мероприятий и других услуг, которые могут вам понадобиться, например, компании по аренде аудио-видео оборудования, определите свой бюджет. Планирование конференции без бюджета - это верный способ переплатить или обнаружить, что вы не можете позволить себе это мероприятие. После составления бюджета важно отложить еще 10-15 процентов на возможные расходы или непредвиденные затраты и сборы.
Связаться с поставщиками
Свяжитесь с местными и профессиональными поставщиками, которые наиболее соответствуют типу проводимой вами конференции. Убедитесь, что вы связались и забронировали поставщиков в разумное время, оставшееся до планирования мероприятия. Старайтесь не связываться с поставщиками за неделю или даже за месяц до даты проведения конференции, чтобы не упустить потенциальные возможности для бронирования.
Пригласите основных докладчиков
Проведите мозговой штурм ваших идеальных основных докладчиков и свяжитесь с ними индивидуально в течение нескольких месяцев до официальной даты проведения конференции. Основные докладчики привлекают слушателей и создают дополнительный стимул для посещения мероприятия. Обдумайте цель каждого отдельного основного докладчика, которого вы хотите пригласить, и сообщите им о своих соображениях при непосредственном контакте с ними. Разрешите основным докладчикам представлять свои собственные выступления или сессии, чтобы стимулировать участие и посещаемость.
Разработайте повестку дня
После того как вы забронировали основных докладчиков, составьте повестку дня и маршрут конференции. Если вы проводите конференцию в течение нескольких дней, разбейте сессии на секции, организуйте перерывы, обеды и другие мероприятия, чтобы ваши гости и слушатели не скучали и общались.
Выберите маркетинговые стратегии
Маркетинг является неотъемлемой частью успешного проведения конференции. Определите лучшие маркетинговые стратегии для вашего мероприятия, такие как маркетинг в социальных сетях, маркетинг в LinkedIn или даже реклама в Facebook. Создайте надежный маркетинговый план с несколькими кампаниями за несколько месяцев до даты проведения конференции, чтобы стимулировать потенциальных участников и максимально привлечь внимание к вашему мероприятию в Интернете.
Выберите компанию по аренде аудиовизуального оборудования
Аренда акустических систем - важный элемент планирования и проведения конференции. Найдите компанию по аренде аудиовизуального оборудования, которая предлагает тот тип колонок и звуковых систем, который вам необходим, исходя из выбранного вами места проведения конференции и количества ожидаемых гостей. Правильно подобранная звуковая система - это один из самых важных факторов, о которых следует помнить, когда вы проводите конференцию любого назначения.
Знание того, как правильно спланировать и подготовиться к успешной конференции, - это способ извлечь максимальную пользу из проводимого вами мероприятия. При правильной подготовке и глубоком понимании цели вашей конференции вы сможете создать мероприятие, которое будет гостеприимным и запоминающимся для всех ваших гостей.
Написать комментарий