Что такое гибридная переговорная комната? 3 простых шага для оснащения

Самым большим активом любой компании является ее персонал. Сотрудники сотрудничают друг с другом, чтобы продвигать бизнес вперед. А что может быть лучшим местом для сотрудничества, чем настоящая переговорная комната? Теперь, когда к общению присоединились как удаленные, так и офисные работники, наши встречи выглядят по-другому. И наши переговорные комнаты тоже должны выглядеть по-другому. Всего за 3 простых шага вы можете создать экосистему "умной комнаты", превратив любую переговорную комнату в гибридную переговорную комнату.

Мы стали гибридными, смешивая физическое с виртуальным, офисное с удаленным. Чтобы стимулировать продуктивность гибридных офисов и сосредоточиться на поддержании вовлеченности рабочей силы, предприятия должны переопределить свои цифровые возможности и физические рабочие пространства. Как гибридные совещания повлияют на роль физических переговорных комнат и какие основные элементы потребуются для создания идеальной, перспективной экосистемы гибридных переговорных комнат?

Что такое гибридная переговорная комната?

Только в 2020 году нам удалось удвоить количество видеозвонков. В связи с локаутами компании в одночасье изменили культуру работы и инвестировали в технологии для домашних офисов и политику работы из дома (WFH). Но это вовсе не означает, что в будущем количество "полностью удаленных" встреч будет расти.

Конференц-зал не умер, он возвращается. Сотрудники устали от виртуальности и жаждут вовлеченности и социального взаимодействия в своей работе. Офис - это то место, где они ищут это, особенно когда речь идет о встречах. Каждый второй сотрудник отправляется в офис, когда ему нужно провести встречу, и ожидается, что в будущем 81% всех встреч будут гибридными или очными.

Таким образом, создание гибридной переговорной комнаты, где сотрудники собираются вместе, где бы они ни находились, дома или в офисе, будет иметь решающее значение для успеха и непрерывности вашего бизнеса.

Технологии в центре гибридной переговорной комнаты 

Поскольку 71% работников сегодня испытывают трудности с проведением гибридных совещаний, правильная технология является обязательным условием для проведения эффективных гибридных совещаний. Это сердце гибридной переговорной комнаты, где удаленные и офисные работники легко соединяются друг с другом. Технология видеоконференций - это ваш главный и первый инвестиционный приоритет. Но обеспечить бесперебойную работу различных технологий может быть непросто. 57% сотрудников испытывают трудности с подключением к дисплею, и только 26% легко подключаются к камерам и динамикам.

Вот почему важно преобразовать существующие помещения с помощью хорошо сбалансированной экосистемы переговорных комнат. Экосистема переговорной комнаты - это, по сути, совокупность технологий, аппаратного и программного обеспечения, необходимых для создания продуктивного и увлекательного видеосотрудничества. Оснащение "умных" комнат необходимыми инструментами, которые работают вместе в идеальной синхронизации, позволяет создать оптимальные условия для совместной работы.

Превратите любую переговорную комнату в гибридную переговорную комнату

Для создания наилучшей экосистемы гибридной переговорной комнаты необходимо предпринять 3 шага.

1. Размышляйте, прежде чем инвестировать

Принимайте обоснованные решения для экосистемы переговорных комнат.

Какие решения у вас уже установлены?

Аудио- и видеоустройства, дисплеи, платформа (платформы) UC&C, средства повышения производительности и управления: хотите ли вы продолжать использовать имеющиеся устройства или они нуждаются в обновлении? В идеале все новые инвестиции в технологии должны быть совместимы с существующими установками. Знаете ли вы, что беспроводное решение для обмена контентом и конференц-связи ClickShare может стать сердцем всей экосистемы вашей переговорной комнаты? Узнайте больше о совместимости периферийных устройств с ClickShare.

Какую платформу UC&C вы будете использовать?

Решение о том, какие UC-решения лучше всего подходят для компании, является обязанностью ИТ-специалистов. Есть возможность выбрать одно предпочтительное решение для всей компании. Это простой выбор, но не всегда самый легкий. Ведь клиенты, поставщики, субподрядчики или фрилансеры могут использовать другое решение. В среднем за последние шесть месяцев люди использовали шесть различных решений для конференц-связи. Поэтому, возможно, стоит внедрить стратегию Bring Your Own Meeting (BYOM) и позволить сотрудникам использовать любое решение UC&C, которое они хотят.

Для чего используются ваши переговорные комнаты?

Время, проведенное в переговорной комнате, должно быть проведено с пользой. Как этого добиться? Оборудовать переговорные комнаты в соответствии с тем, для чего они используются. Цель совещания может быть самой разной: от презентации и информирования до совместного творчества. Поэтому убедитесь, что оборудование вашей переговорной комнаты соответствует целям встреч, которые проводят пользователи. Таким образом, оборудование конференц-зала будет способствовать творчеству, инновациям и успешному сотрудничеству.

2. Выбирайте периферийные устройства, чтобы обеспечить работу с гибридным видео

Чтобы обеспечить возможность проведения гибридных совещаний, необходимо убедиться в том, что находящиеся в офисе и удаленные участники могут прекрасно понимать друг друга. Вам понадобятся хорошая камера, микрофоны, динамики и дисплей. Какие устройства и аудио- и видеорешения подойдут для вашей переговорной комнаты, обычно зависит от ее размера.

Чем больше помещение (например, зал заседаний), тем больше должно быть аудио-видео периферийных устройств, чтобы всех было слышно и видно. В небольших помещениях, таких как переговорные комнаты, установка может быть более компактной, например, устройство "все в одном". На рынке существует множество игроков, продающих эти AV-решения, поэтому, возможно, не все оборудование для переговорных комнат от одного и того же производителя.

3. Соедините технику и людей в видеозвонках, но убедитесь, что это беспроводное соединение!

78% сотрудников хотят просто зайти в переговорную комнату, подключиться к имеющейся технике и сразу же приступить к работе. Более того, они хотят использовать для этого свой ноутбук. 70% сотрудников предпочитают "Bring Your Own Meeting" (BYOM), чтобы проводить звонки со своего ноутбука.

Чтобы получить максимальную отдачу от экосистемы вашей переговорной комнаты, необходимо продумать, как пользователи будут к ней подключаться. 65% сотрудников с трудом разбираются в различных настройках и способах подключения к ним при переходе из одной комнаты в другую. Просто слишком много кабелей, слишком много панелей управления, слишком много пользовательского опыта. Сделайте все как можно проще и, желательно, беспроводным.

Беспроводное решение для конференций, такое как ClickShare Conference, связывает все технологии в любой комнате вместе, подобно концентратору, одним простым, бесшовным и беспроводным способом. Более того, ClickShare является агностиком (действительно, никакой привязки к производителю): он работает с любым устройством (ноутбук, планшет, смартфон), любой платформой UC&C (Microsoft Teams, Zoom, Webex от Cisco...) и имеет самую широкую совместимость с различными аудио-видео периферийными устройствами на рынке.

Но, возможно, у вас уже есть стационарные конференц-залы, например, конференц-залы Microsoft Teams, Zoom или Webex by Cisco? Тогда ClickShare Present - это именно то, что вам нужно, чтобы поднять на новый уровень удобство работы и сотрудничество в этих комнатах, внедрив бесшовный беспроводной обмен контентом с полным BYOD, функциями интерактивности и интеграцией рабочих процессов.