Как сделать конференц связь удобной для проведения встреч

Каждый день, миллионы деловых встреч. Эти встречи съедают 37 процентов рабочего времени среднего сотрудника. Так что, скорее всего, вы читаете это прямо перед вашей следующей встречей или сразу после вашей последней.

Согласно отчету РБК о состоянии конференц связи за 2019 год , стоимость плохо организованных собраний в 2019 году достигло более миллиарда рублей. В результате у людей не хватает времени, чтобы закончить свою работу.

В современной рабочей среде, где многие компании поддерживают как офисных, так и удаленных сотрудников, оборудование конференц-зала должно быть надежным и безопасным. Если технология в офисе не поддерживает повседневные задачи сотрудников, люди в разных местах не могут подключиться с помощью аудио- и видеоконференций, или у людей в офисе нет физического места для встреч, что в конечном итоге влияет на их производительность и работу. Это непосредственно влияет на прибыль компании.

Этот контрольный перечень оборудования для конференц-зала предназначен для поддержания вашей компании на правильном пути и поддержания здоровой и продуктивной рабочей обстановки.

Ищите решение для оборудования конференц-зала, чтобы создать более эффективное рабочее место?

Современное оборудование конференц-зала

Когда оборудование и ресурсы конференц-зала мешают

Исследования показывают, что, по крайней мере, две встречи в неделю среднего менеджера среднего уровня, скорее всего, будут нарушены техническими проблемами. Данные не будут отображаться на дисплеях, подключения к телеконференциям будут прерываться или прерываться, а плохое аудио и видео затруднит видеть и слышать удаленных участников.

Среднее время, потраченное на исправление этих проблем: 31,5 минуты. Для компании с 250 сотрудниками ежегодная стоимость этой неэффективности, связанной с технологиями, составляет миллионы рублей в год.

Отказы оборудования конференц-зала столь же неприятны, сколь и дороги. В конце концов, использование пространства резко падает, потому что люди не верят, что технология конференц-зала будет работать так, как им нужно, и они начнут встречаться другими способами и в других местах. В открытом офисе, где шумовое отвлечение является главной жалобой, ненадежная технология конференц-зала может быть вредной для концентрации. Если все начинают принимать звонки на улице, вы можете просто представить, насколько громким становится офис.

Однако есть способы минимизировать проблемы с оборудованием конференц-зала. Вот что рекомендует вам компания 8 ОМ.

Контрольный список, чтобы избежать проблем с оборудованием конференц-зала

Никакая установка оборудования конференц-зала не является надежной. Чтобы ваши встречи были продуктивными, вам необходимо заранее настроить планы резервного копирования. Есть несколько предупреждающих шагов, которые вы можете предпринять, настраивая технику в конференц-залах вашего офиса.

(✓) Инвестируйте в технологии конференц-зала, которые действительно нужны вашим сотрудникам, а не только то, что говорят результаты поиска.  

Придумайте опрос оборудования для конференц-зала, чтобы распространить его среди компании, чтобы понять, какие технические работники нужны для выполнения своей работы и с какими проблемами производительности труда они сталкиваются в настоящее время, используя такие вопросы, как:

Какие технологии необходимы на ваших встречах?

Какие технологии хороши для ваших встреч?

Насколько легко для вас забронировать конференц-зал заранее или на месте?

Как часто вы сталкиваетесь с двойными забронированными встречами?

Вы сталкиваетесь с проблемами с аудио и видео конференц-связи?

Как вы думаете, достаточно ли конференц-залов?

Совпадают ли технологии и удобства конференц-зала с собраниями, которые вы пытаетесь провести?

(✓) Выберите стандарт для технологий в каждом конференц-зале.

Каждый конференц-зал в вашем офисе должен быть доступен каждому сотруднику. Выберите стандарт для программного обеспечения для планирования конференц-зала, дисплеев, видеоконференций и аудиоконференций. Это также предотвращает постоянное управление изменениями и путаницу между сотрудниками. В связи с растущей популярностью удаленной работы важно убедиться, что каждый конференц-зал оборудован для связи.

(✓) Убедитесь, что процесс подключения личных устройств прост и быстр.

Когда сотрудникам необходимо подключиться с помощью своих собственных устройств, вероятность возникновения проблем увеличивается. Время теряется, когда люди проводят первые несколько минут собрания, пытаясь найти подходящие кабели, адаптеры и сеть Wi-Fi.

(✓) Инвестируйте в программное обеспечение для планирования занятости конференц-зала, которое дает представление о том, как используются конференц-залы.

Предоставление сотрудникам расписания и проверки на встречи с использованием программного обеспечения планирования сделает удобным в использовании для всех отделов. Также вы сможете совершенствовать расписание зная как на самом деле используется офисное помещение, наряду с простоями, на основе аналитики. Благодаря этой информации ваша компания может ответить на такие вопросы, как:

Достаточно ли места для встреч в вашем офисе?

Когда офис занят встречами?

Хорошо ли соответствуют конференц-залы и происходящие в них события?

Какие помещения в офисе наиболее популярны? Какой недостаток использования?

Используя эту информацию, компании лучше понимают, какое оборудование и удобства конференц-зала хорошо работают в офисе, и предоставляют их в большем количестве мест.

(✓)  Придумайте правила бронирования конференц-зала компании.

Настройте политику, которая включает использование технологии в каждой комнате собраний, а также планирование мест с использованием календаря компании или надежного программного обеспечения для планирования.

Проблемы с конференц связью

Иногда видео останавливается прямо во время встречи. Слабый звук, прерывается эхом или полностью отваливается. Люди в конференц-зале обсуждают тех, кто удален, и наоборот. Совместное использование экрана перестает работать, когда в презентаторах есть переключатель. Список можно продолжить.

Инвестируйте в систему планирования конференц-залов, которая позволяет людям сообщать о проблемах ИТ-специалистам с помощью технологий прямо на дисплее зала .

Потратьте несколько минут на пробный запуск с одним или двумя участниками встречи заранее. Если ваша компания состоит из удаленных работников, обязательно включите их в свой тест. Если возможно, попробуйте подключиться к удаленному человеку за пределами вашей организации.

Подготовьте резервную платформу для видеоконференций, которая будет всегда готова к работе. Пусть люди создадут логины на этой платформе до встречи. Таким образом, каждый готов переключить коммутатор, если ваша основная платформа выйдет из строя.

Включите в дизайн своего офиса телевизоры на подвижных тележках, чтобы сотрудники, которым нужно в последний момент звонить по телефону, могли сделать это даже в комнате без телевизора.

Держите ваши кабели для конференц-зала в доступном месте.

Что делать, если устройства не подключаются к конференц-залу

Ваши слайды готовы к просмотру, но они не появляются на телевизоре в конференц-зале. Или, может быть, ваше видео появляется, но нет звука.

Прежде чем бронировать конференц-залы, сотрудники должны проверить наличие удобств, чтобы в этом месте был надежный WiFi в офисе. Если комната собраний не беспроводная, важно начать собрание с правильного сочетания кабелей и адаптеров.

Если проблема с подключением возникает во время аудио- или видеоконференции, сотрудники не должны паниковать. Иногда это большая проблема, которую могут решить только ИТ-специалисты, а иногда просто убедиться, что параметры аудио и видео действительно зависят от того, какие интеграции конференц-связи использует ваша компания.

Инвестируйте в столы в залах заседаний с уже установленными розетками и соединительными коробками или предоставьте всплывающие столы для простых подключений без прокладки кабелей через стол или пол. Ящики управления проводами могут быть закреплены под столом или проходить вертикально вдоль ножки стола.

Если шнуры нужно прокладывать под ногами, используйте простую кабельную крышку, которая сидит на полу. Что бы вы ни выбрали, во что бы то ни стало, избегайте того, чтобы кто-то споткнулся о шнур и пролил свой кофе на ноутбук другого человека.

Знают ли сотрудники, что в запланированной комнате есть телевизор? Интерактивная доска? Chromecast? Это помогает точно знать, какое оборудование находится в комнате, прежде чем планировать встречу. Вы можете создать общий документ, в котором перечислены ресурсы комнаты для каждой комнаты конференции. Ваше программное обеспечение конференц-зала также может помочь.

Если кто-то подключается к Apple TV, Chromecast или другому зеркальному устройству, подключаемое устройство должно быть совместимым. Убедитесь, что люди подтверждают, что у них есть эта информация до начала встречи. 

Надежная технология конференц-зала делает встречи проходящими гладко

Оборудование конференц-зала никогда не должно занимать центральное место на заседаниях. На самом деле, они должны работать так гладко, что сотрудники даже не осознают, сколько работы уходит на настройку.

Самое эффективное оборудование конференц-зала работает просто, бесшумно и достаточно мощно. С надежной технологией конференц-зала, встречи проходят намного более гладко, облегчая жизнь людей и предотвращая проблемы в будущем.