Виртуальные совещания - плюсы и минусы

Изучение плюсов и минусов виртуальных совещаний

Удаленная работа быстро становится правилом, а не исключением, а вместе с удаленной работой приходят и виртуальные встречи. По данным UpWork, к 2025 году более 35 млн. человек (22% рабочей силы) будут работать удаленно, так что виртуальные встречи никуда не денутся.

Это в первую очередь положительный момент, поскольку виртуальные встречи способствуют повышению производительности и экономичности. Но есть и небольшой минус, поскольку виртуальным встречам сложно повторить некоторые моменты очной конференции. К счастью, аудиовизуальные технологии позволяют устранить этот недостаток и подчеркнуть положительные стороны виртуальных совещаний.

В чем преимущества виртуальных совещаний?

Виртуальные совещания почти всегда проводятся с помощью платформы для видеоконференций. Эта платформа может быть основана на жестком кодеке, как, например, у компании Poly, или на мягком кодеке, как у Zoom или Microsoft Teams. В любом случае такой подход имеет ряд преимуществ. Например, виртуальные совещания:

• Экономия средств на командировках. Командировочные расходы могут составлять около 10% расходов типичной компании. Значительную часть этих средств можно вернуть, перейдя на виртуальные совещания, для организации которых не требуется поездок.
• Возможность подключения любого человека в любом месте. Даже если бюджет компании достаточно гибкий, не все могут путешествовать. Если у вас есть сотрудники, которые по состоянию здоровья или по семейным обстоятельствам не могут приехать в командировку, виртуальные совещания позволят учесть их интересы.
• Снижение чувства изоляции. Удаленные сотрудники чаще других отмечают, что чувствуют себя изолированными от других членов коллектива, и это вполне объяснимо. Виртуальные совещания помогут свести это ощущение к минимуму и поддержать моральный дух коллектива.
• Возможность использования других аудиовизуальных технологий. В последние годы виртуальные совещания стали более совершенными. Помимо кристально чистого звука и видео, современные видеоконференции могут использоваться с интерактивными досками, мультидисплейными системами и высокоточным управлением.

Каковы недостатки виртуальных совещаний?

При всей эффективности виртуальных совещаний необходимо учитывать некоторые потенциальные отрицательные моменты. Однако если ваша организация сможет их учесть, то эти негативные факторы можно в определенной степени смягчить. К числу недостатков виртуальных совещаний относятся:

• Трудно превзойти очную встречу. Профессионалы по-прежнему ценят личные встречи, даже если они не являются основным методом организации. По данным нескольких опросов, менее 20% профессионалов хотят навсегда отказаться от личных встреч.
• Технические неполадки могут помешать проведению совещания. Несмотря на то что решения для проведения конференций со временем стали гораздо удобнее для пользователей, всегда существует вероятность того, что технология может помешать проведению конференции. Например, совместимость между платформами для проведения конференций по-прежнему остается камнем преткновения для некоторых решений.

Как можно использовать аудиовизуальные технологии для повышения эффективности виртуальных совещаний?

Виртуальные совещания опираются на аудиовизуальные технологии в виде видеоконференций, поэтому выбор правильного решения для видеоконференций для вашей организации является хорошей отправной точкой. На рынке представлено множество аппаратных и программных кодеков, в том числе:

• Poly Studio. Линия Studio компании Poly - это универсальные конференц-бары, сочетающие в себе простоту использования и высокое качество. Poly Studio P5 - самый компактный вариант, поэтому он идеально подходит для домашних офисов и удаленных сотрудников. На другом конце спектра находится модель X70, предназначенная для больших залов заседаний. На каждом уровне серия Poly Studio предлагает лучшие в своем классе функции камеры и аудиосистемы.
• Crestron Flex. Crestron Flex также поставляется в нескольких аппаратных комплектах, включая две настольные модели, телефон с поддержкой конференц-связи и универсальный аудио/видеобар. Flex позволяет не только проводить видеоконференции, но и использовать его для планирования и резервирования помещений, а также для обмена контентом.
• Zoom. Zoom - один из двух основных программных кодеков, значительно расширивший свое влияние за последние пять лет. Он известен простотой использования и разнообразием функций, включая сквозное шифрование, виртуальные комнаты ожидания и совместное использование файлов. В Zoom есть даже режим безопасного вождения, который значительно упрощает управление вызовами. У Zoom есть и другие варианты, например Zoom Room, который еще больше упрощает работу, предлагая платформу Zoom только на дисплее. Внутри помещения впечатления те же, но запуск совещания осуществляется одним касанием.
• Microsoft Teams. Microsoft Teams - это еще один крупный программный кодек, который в последнее время значительно опережает Zoom. Платформа виртуальных совещаний Microsoft обеспечивает отличную надежность и качество связи, а также пользовательские чаты, хранилище файлов и полную интеграцию с Office 365.

Помимо сильной платформы для проведения конференций, организации могут получить больше пользы от виртуальных совещаний благодаря улучшенным средствам управления комнатой или интерактивному дисплею. Вот как это сделать:

AV-системы управления помещениями

Система управления аудиовизуальными системами объединяет все аудиовизуальные технологии в помещении и предоставляет пользователям единый интерфейс для управления этими технологиями. Это значительно снижает сложность управления технологиями виртуальных совещаний в комнате и, следовательно, уменьшает количество ошибок пользователей.

Интерактивные дисплеи

Интерактивные дисплеи придают виртуальной встрече тактильные ощущения и улучшают совместную работу. С помощью интерактивного дисплея пользователи могут начать сеанс работы с доской, которую могут видеть все, включая удаленных участников. Удаленные участники также могут делать аннотации, если им это разрешено, что позволяет никому не оставаться в стороне от процесса совместной работы.

Что может сделать аудиовизуальная техника, чтобы нивелировать недостатки виртуальных совещаний?

Трудно идеально имитировать встречу лицом к лицу, но хорошая аудиовизуальная техника позволяет приблизиться к этому. Высококачественные цифровые дисплеи обеспечивают реалистичное качество изображения, а в сочетании с качественными динамиками и микрофонами и вовсе создают иллюзию личного общения.

Как уже упоминалось выше, более совершенные средства управления помещением помогут минимизировать техническую нагрузку на пользователей, а интерактивный дисплей поможет вовлечь в работу удаленных сотрудников.

Однако для достижения полного ощущения виртуальности некоторые организации даже используют виртуальную реальность (VR) для проведения совещаний в виртуальном пространстве. Во время совещания пользователи надевают гарнитуру и могут взаимодействовать друг с другом, как будто они находятся в одной комнате.

К лучшему или к худшему, но виртуальные совещания останутся

Кто знает, как будут выглядеть виртуальные совещания в ближайшем будущем, но уже сейчас очевидно, что они являются важнейшим инструментом повышения производительности и коммуникации. Задача состоит в том, чтобы подчеркнуть положительные стороны и свести к минимуму отрицательные, что можно сделать с помощью правильного проектирования и интеграции системы. Когда ваша организация будет готова максимально использовать возможности виртуальных совещаний, обратитесь за помощью к авторитетному сертифицированному АВ-интегратору.