Видеоконференцсвязь

Видеоконференции - это интерактивная форма общения между двумя или более людьми. Участники видеоконференции подключаются к среде видеовстречи, где они могут видеть и слышать друг друга, а также выполнять другие функции, например, писать сообщения или обмениваться содержимым экрана. Видеоконференции имеют ряд преимуществ для частных лиц и предприятий; однако для их проведения требуется соответствующее оборудование и цифровая инфраструктура.

Оборудование и решения для видеоконференций

Видеоконференции" и связанные с ними термины можно считать отраслевым жаргоном. Для многих людей названия брендов решений для видеоконференций выступают в роли глагола, описывая видеоконференцию как "звонок Skype", "встреча Skype", "встреча Zoom" и т.д.

Однако понятие "видеоконференция" гораздо шире. Ниже приводится описание различных типов решений для видеоконференций:

1. Аппаратное обеспечение - Также называемые технологией жесткого кодека, эти устройства предназначены для проведения аудио- или видеоконференций, что означает, что пользователям не нужно приносить свои собственные ноутбуки, чтобы иметь возможность участвовать в разговоре. Примеры варьируются от IP-телефонов до высокоинтегрированных конечных устройств для комнат совместной работы от таких поставщиков, как Cisco и Poly.
2. Софт-клиент - программное обеспечение для видеоконференций, которое необходимо загрузить и установить на аудио-видео устройства пользователей (ноутбук, планшет, смартфоны) и использовать в ИТ-сети компании. Может использоваться в системах конференц-залов, но для работы требует дополнительного оборудования (микрофоны, камеры, дисплей и т.д.). ИТ-отделы отвечают за установку, конфигурацию, безопасность системы, обслуживание и обновление программного обеспечения. Примером может служить Skype for Business Server Edition.
3. Облачные сервисы - облачные приложения для видеоконференций, которые позволили решить проблемы старых версий приложений для видеоконференций, требовавших хранения данных на месте и обеспечения безопасности сети. Облачные сервисы, как правило, основаны на подписке, что снижает первоначальные затраты, совместимы с любыми устройствами, легко масштабируются (увеличение числа пользователей по подписке), а поставщик услуг отвечает за обслуживание, обновления и безопасность. Примерами являются Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex, BlueJeans, GoToMeeting, Google Hangouts и т.д.

Функции видеоконференций

Большинство решений для видеоконференций имеют стандартные функции, которые клиенты считают обязательными. Другие функции являются бонусом, важность которых зависит от того, для чего компания использует услуги видеоконференцсвязи. Примерами таких функций являются:

• Онлайновые информационные панели для администрирования и отчетности
• Безопасность: функции шифрования и аутентификации
• Совместимость устройств
• Удобство и простота использования
• Масштабируемость (в зависимости от количества пользователей и количества людей в разговоре)
• Живой чат
• Виртуальные конференц-залы
• Запись и совместное использование совещаний
• Интеграция с другими приложениями, такими как календари, CRM, маркетинговые платформы электронной почты и инструменты для привлечения потенциальных клиентов.

Выгоды и преимущества решений для видеоконференций

Время - деньги, и это особенно актуально в деловой среде! Самое большое преимущество видеоконференций заключается в том, что они позволяют получить те же ощущения, что и при личном общении, без затрат времени и средств на дорогу. Это означает, что сотрудники имеют гораздо больше свободы и гибкости в общении со своими коллегами, внешними партнерами и клиентами без ущерба для качества и опыта личного общения. Большинство рабочих коммуникаций происходит посредством текстовой электронной почты, мгновенных сообщений и телефонных звонков. Видеоконференции обеспечивают дополнительное измерение; люди могут видеть и интерпретировать визуальные сигналы, такие как выражение лица и язык тела, все это способствует лучшему пониманию между отправителем и получателем коммуникации.

Еще одним преимуществом является то, что общение в Интернете, как правило, короче и лаконичнее, чем при личных встречах. При личных встречах многие люди чувствуют себя обязанными потратить первые несколько минут на формальности и "раскалывание льда". При видеоконференциях в этом нет необходимости; люди могут сразу же приступить к обсуждению важных вопросов, экономя время, которое можно использовать для других задач.

Наконец, видеоконференции внутри компании помогают сотрудникам достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью, поскольку у них есть возможность работать удаленно и при этом эффективно общаться с другими людьми.

В целом, преимущества решений для видеоконференций можно суммировать следующим образом:

• Экономия расходов
• укрепление отношений
• Повышение производительности
• Сокращение времени на поездки
• Улучшение баланса между работой и личной жизнью

Как определить подходящее для вас решение для видеоконференций

Как вы видите, вариантов видеоконференций очень много, и решение о том, какое решение лучше всего подойдет для вашего бизнеса, может оказаться весьма сложным. Вот несколько вопросов, которые помогут вам оценить свои требования, прежде чем обращаться к поставщикам за конкретными решениями:

• Есть ли у нас несколько офисов? Если да, то сколько их нужно подключить? 
• Есть ли у нас удаленные сотрудники? 
• Скольким сотрудникам требуются услуги видеоконференцсвязи? 
• Сколько наших конференц-залов нуждаются в видеооборудовании? 
• Как часто будут использоваться услуги видеоконференцсвязи? 
• С какими типами устройств должно быть совместимо решение? (PC, Mac®, iOS, Android™, другое видеооборудование). 
• Как сотрудники будут использовать видеоконференции? (беседа 1:1, многосторонняя связь, крупномасштабные видеоконференции). 
• Являются ли наши пользователи технически подкованными/быстро осваивающими новые технологии? 
• Какие функции являются обязательными?

Ответы на эти вопросы помогут вам лучше понять требования вашей компании, выбрать оптимальный тип решения, определить, сколько вы готовы инвестировать в решение, и многое другое.