Как определить лучший тип видеоконференций для вашей организации

Видеоконференции - основной инструмент общения и сотрудничества для организаций любого размера. Именно универсальность технологии делает ее подходящей для самых разных условий. С одной стороны, существуют простые программные решения для индивидуальных специалистов и малых предприятий. На другом конце - системы погружения в комнату, идеально подходящие для организаций корпоративного уровня. Независимо от того, какое место занимает ваша организация в этом спектре, существует оптимальное решение для видеоконференций. Сложность заключается в выборе правильного решения, и здесь на помощь приходит ваш АВ-интегратор. Ниже приведены некоторые важные соображения при выборе идеального решения для конференц-связи.

Какие типы решений для видеоконференций доступны для бизнеса?

Системы видеоконференций можно разделить на несколько групп, в том числе:

• Программное обеспечение для видеоконференций - программное обеспечение для видеоконференций обычно запускается с настольного компьютера, ноутбука или мобильного устройства. В остальном требования к оборудованию отсутствуют, поэтому пользователи могут легко проводить конференции со своих рабочих мест. Среди популярных программных решений - Zoom, Microsoft Teams, Cisco Webex и другие. Эти решения также поддерживаются различными поставщиками аппаратных решений, в том числе Poly и Crestron, поэтому вы можете организовать хорошо оснащенную конференцию Zoom или Teams с помощью своего оборудования.
• Системы конференц-связи в помещении - решения для конференц-связи в помещении построены на аппаратном обеспечении, и такое решение включает в себя кодек для конференц-связи, камеры, дисплеи, микрофоны, динамики, процессоры и другие компоненты. Аппаратные решения ценятся за надежность и отличное качество связи. Решения для комнатных конференций предназначены для помещений разного размера, включая аппаратные решения "все в одном", которые идеально подходят для небольших командных совещаний.
• Решения для телеприсутствия с эффектом погружения - решения для телеприсутствия с эффектом погружения являются наиболее сложными и полнофункциональными решениями для помещений. Immersive telepresence сочетает в себе высококлассное оборудование и оптимизированные средства управления, обеспечивая непревзойденные возможности для проведения конференций. Созданные для корпоративных организаций, решения Immersive Telepresence обеспечивают множество преимуществ для организации конференций, включая высокую надежность, возможность проведения крупных коллективных совещаний и широкие возможности обмена контентом.

Выбираете комнатную систему? Вот что нужно учесть

Многие организации выделяют отдельную комнату для проведения видеоконференций по нескольким причинам. С помощью выделенных комнат для конференций организациям проще организовать свои ресурсы, стимулировать сотрудничество и поддерживать профессиональную атмосферу. Если ваша организация предпочитает именно такое направление, вот некоторые моменты, которые следует учитывать при выборе системы конференц-связи:

• Размер и планировка помещения - Самым важным фактором является размер и ориентация вашей переговорной комнаты. Аппаратные системы "все в одном", такие как Studio, выпускаются в нескольких моделях, каждая из которых предназначена для помещения определенного размера. Для переговорных комнат, где помещается всего несколько человек, оптимально подходит модель Studio X30. Для больших конференц-залов Studio X70 предлагает более надежное аудиооборудование и пару 4K-объективов. А для просторных залов заседаний у Poly есть комплект для больших помещений, включающий дополнительные опции оборудования.
• Акустика помещения - форма и состав помещения влияют на качество звука. AV-интеграторы оснащают помещения перегородками, звукопоглощающими материалами и другими средствами для минимизации эха.
• Другие технологии в помещении - Многие конференц-залы оснащены и другими технологиями, среди которых особое место занимают интерактивные дисплеи и презентационные системы. Решения для видеоконференций могут подключаться к некоторым из этих дополнительных технологий и включать их в разговор. Например, интерактивные дисплеи, такие как Clevertouch или Samsung Flip, можно подключить к звонку, чтобы удаленные участники могли видеть его и даже взаимодействовать с ним. AV-интегратор может подсказать, какие решения для видеоконференций совместимы с другими технологиями для конференц-залов. Таким образом, при тестировании нового оборудования не возникнет никаких неприятных сюрпризов.
• Простота использования системы - когда речь идет о видеовстречах, проще - значит лучше. Поэтому удобству использования следует уделять особое внимание, особенно если в штате нет специалиста по аудиовизуальному оборудованию или технике для конференц-связи. К счастью, ведущие производители систем конференц-связи также уделяют особое внимание удобству использования. Вершиной такого подхода являются аппаратные решения "все в одном", но большинство топовых решений могут управляться просто с сенсорного экрана. Включение такого сенсорного экрана в систему может устранить большинство проблем еще до их начала.

В конечном итоге решение принимается с учетом размера и набора функций. Например, если ваши профессиональные команды часто обмениваются контентом во время совещаний, то лучшим решением может стать решение, созданное для аппаратных комплексов с несколькими дисплеями - например, Medialign от Poly. Если же совещания в вашей компании должны быть более компактными и быстрыми, вам подойдет решение "все в одном", например, линейка Studio от Poly. Для организаций корпоративного уровня подойдут аппаратные решения высшего уровня, такие как система Immersive Telepresence от Poly, обеспечивающие конференц-связь премиум-класса с несколькими дисплеями, встроенными в потолок микрофонами, сенсорными экранами управления и интеллектуальными камерами кадрирования.

Придерживаетесь только программного решения? Вот на что стоит обратить внимание

Небольшие компании, как правило, имеют меньшие потребности в конференц-связи, и для них существуют решения меньшего масштаба. Хотя малые и средние предприятия все еще могут извлечь выгоду из полнофункциональной конференц-зала, поскольку улучшение коммуникаций является их преимуществом, многие предпочитают только программные решения, пока не перейдут на аппаратные системы. Если ваша организация заинтересована только в программных решениях, вот на что следует обратить внимание:

• Поддержка достаточного количества участников - Программные решения ограничены количеством одновременных участников или звонков. Если ваша организация совершает или планирует совершать много видеозвонков, убедитесь, что в вашем плане достаточно места для всех. Как правило, чем больше людей используют платформу, тем больше лицензий вам потребуется.
• Простой пользовательский интерфейс - удобство использования является одним из основных преимуществ программных решений, ведь именно за удобство использования Zoom изначально выступал перед пользователями. Существует множество предложений программного обеспечения, многие из которых имеют бесплатные пробные версии или варианты тарифных планов. Поэкспериментируйте с несколькими и посмотрите, какое из них лучше всего подойдет вашей команде.
• Функции обмена контентом и экранами- некоторые организации используют систему видеоконференций только для личных бесед. Другие организации используют эту технологию как средство обмена контентом. Изображения, видео, документы, электронные таблицы, концептуальные чертежи - всем этим можно делиться с помощью ведущих решений для конференц-связи.
  • Zoom, Teams и некоторые другие также оснащены функциями совместного использования экрана, что идеально подходит для проведения вебинаров, тренингов и совещаний под руководством инструктора. Важно отметить, что функция совместного доступа к экрану является премиум-функцией большинства сервисов видеоконференций, поэтому за нее придется заплатить.
  • Еще одна функция, связанная с контентом, которую стоит иметь, - запись конференции. Запись конференции может быть включена автоматически, и сразу после завершения разговора вы получите файл для загрузки. Это удобный справочник для участников во время работы над долгосрочными проектами.
• Интеграция с приложениями сторонних разработчиков - хорошо поддерживаемые программные решения обычно можно использовать с различными приложениями сторонних разработчиков для получения дополнительной функциональности. Приложения для демонстрации слайдов (например, PowerPoint), приложения для планирования встреч и календаря, приложения для работы с электронной почтой и транскрипцией - возможно, ваша команда уже использует некоторые из них. При наличии правильного решения для конференц-связи они могут играть роль и в ваших видеозвонках.

Независимо от того, выбирает ли организация аппаратное, программное или и то, и другое, AV-интегратор может запустить ваше решение для конференц-связи

Видеоконференция стала жизненно важным инструментом коммуникации для предприятий, школ, университетов и государственных учреждений 21 века. Учитывая ее всемирное распространение и популярность, существуют сотни решений для видеоконференций, из которых можно выбрать подходящее. Надеемся, это руководство помогло вам сузить круг выбора, но если вы все еще сомневаетесь, сертифицированный АВ-интегратор может дать ценные рекомендации. Сертифицированные интеграторы имеют большой опыт в разработке и внедрении решений для конференц-связи, и этот опыт может быть использован для клиентов в любой отрасли и любого масштаба.