Советы и методы проведения успешных виртуальных бизнес-конференций

11 Февраля 2022

В наши дни виртуальные конференции стали очень распространенным и простым делом. Эти встречи проходят виртуально в чрезвычайно интерактивном и визуально привлекательном окружении. Онлайн-конференции позволяют людям легко общаться и даже сократить расходы на организацию мероприятия и повысить рентабельность инвестиций.

Однако важно отметить, что виртуальные бизнес-конференции не считаются причудой. Более того, онлайн-встречи помогают различным компаниям сэкономить до 75% годовых расходов, а их планирование является экологически приятным и не вызывает стресса. Для того чтобы виртуальное мероприятие прошло успешно, необходимо учитывать несколько советов.

Вот некоторые из важных советов.

Советы и методы проведения успешных виртуальных бизнес-конференций

Четко сформулируйте бизнес-проблему, которую вы собираетесь решать

Перед организацией виртуальной встречи вам, как ведущему, необходимо заранее составить план и определить конкретную проблему, которую вы собираетесь решить. Какой бы ни была проблема, обязательно подумайте над ней и определите, является ли виртуальная встреча правильным способом решения этого вопроса.

Несмотря на то, что виртуальные встречи доступны и довольно дешевы по сравнению с реальными конференциями, вам необходимо определить, является ли это правильным подходом. Подготовьте то, что вы собираетесь обсудить, и не спешите, прежде чем проводить конференц-совещание.

Воспользуйтесь исключительными шансами онлайн-встреч

Онлайн-встречи помогают вам общаться с людьми из разных стран без необходимости тратить много денег. Как хозяин любой виртуальной деловой встречи, вы должны воспользоваться преимуществами онлайнового общения. Соберите как можно больше информации, пока вы еще экономите деньги.

Кроме того, вы можете записать что-нибудь и сократить стресс от имитации живой встречи. Например, если люди, с которыми вы собирались провести виртуальную встречу, заняты, когда вы свободны, вы можете попробовать записать отшлифованную сессию, но воспользоваться живой сессией вопросов и ответов.

Выделите достаточное количество ресурсов

Для успешного проведения виртуальной встречи вам необходимо выделить столько же времени и средств, как и для обычной встречи. Будет лучше, если вы потратите время на поиск интернета, потому что он должен быть быстрым. С другой стороны, сотрудники или, скорее, люди, с которыми вы проводите онлайн-встречу, должны иметь быстрый интернет и современную технологию, которая позволит эффективно провести онлайн-конференцию.

Кроме того, необходимо тщательно определить роли и обязанности, чтобы ничего не пошло не так. Общение станет проще, а обслуживание клиентов практически улучшится по сравнению с конференциями на месте.

Рассмотрите возможность использования живого видео

Даже при наличии самых лучших докладчиков может оказаться сложным захватить внимание слушателей, используя слайды или другие невербальные форматы общения. Живое видео создает более личное взаимодействие, тем самым устанавливая взаимопонимание между вами и всеми присутствующими. Тема обсуждения полностью увлекает, когда все находятся в настоящем моменте, потому что живое видео создает взаимодействие лицом к лицу.

Разница лишь в том, что люди не находятся в одной комнате. Кроме того, живое видео экономит время, поскольку участники могут устно общаться и просить разъяснений по поводу непонятных утверждений, в отличие от слайдовых презентаций, где аудитории требуется время, чтобы ответить на тему обсуждения или задать вопросы. Кроме того, использование живого видео позволяет избежать отвлечения внимания.

При проведении прямых видеозаписей необходимо убедиться, что освещение и другое потоковое оборудование соответствуют современному уровню, и придать профессиональный вид присутствующим, поскольку в два раза сложнее привлечь внимание аудитории, когда вы выступаете по видеосвязи.

Сокращайте продолжительность сессий

Длительные дискуссии могут быть утомительными, поэтому участники могут потерять концентрацию внимания еще до окончания встречи. Помните, что виртуальная бизнес-конференция сильно отличается от обычной конференции, где вы находитесь в физическом присутствии аудитории. Будет лучше, если вы будете проводить обсуждение короткими сессиями. Например, пятнадцатиминутный перерыв через каждые тридцать минут будет отличным решением. Более того, в коротких сессиях вероятность отвлечься минимальна. Кроме того, вы с меньшей вероятностью столкнетесь с техническими проблемами.

Поддерживайте интерактивность сессий

К счастью, виртуальные платформы имеют несколько инструментов, которые улучшают коммуникацию между участниками. По этой причине покажите аудитории, как правильно использовать различные интерактивные инструменты. Таким образом, вы сможете задавать вопросы, а они будут отвечать на них без каких-либо затруднений.

Также позвольте аудитории задавать вопросы, как это происходит на обычных конференциях. Кроме того, относитесь к слушателям как к своим сотрудникам, а не подчиненным. Таким образом, они могут общаться между собой, пока вы наблюдаете или слушаете. Смысл в том, чтобы создать атмосферу, основанную на командной работе, что сделает конференцию успешной.

В условиях продолжающейся пандемии COVID-19 физическое дистанцирование имеет решающее значение. К счастью, технология предоставляет платформы и программное обеспечение, которые дают возможность возобновить личное и профессиональное взаимодействие. С момента пика пандемии COVID-19 использование виртуальных встреч продолжает расти. Легко дотянуться до компьютера, чтобы начать онлайн-конференции, но для того, чтобы деловые встречи были успешными, нужны отличные стратегии. Следуя приведенным выше советам, вы сможете проводить виртуальные деловые встречи с минимальными трудностями.

Комментарии к статье

LED освещение в Магазине. Екатеринбург.