Принцип работы конференций

Когда два или более человека собираются для обмена информацией, сотрудничества, мозгового штурма, спора, информирования или обучения друг друга, это называется конференцией.

Конференции могут проводиться лицом к лицу. Продавец посещает торговую выставку, чтобы представить свой продукт сотням потенциальных клиентов. Бухгалтерия и финансовый директор садятся за большой стол и просматривают цифры за четвертый квартал. Консультант летает по стране, чтобы обучить сотрудников работе с новым программным обеспечением.

Недостатком является то, что эти личные встречи, презентации и тренинги не всегда финансово выгодны. Многие современные компании конкурируют на глобальном рынке с офисами по всему миру и клиентами от Москвы до Владивостока

Развитие коммуникаций и технологий позволило воссоздать эффект и интерактивность реальных конференций, не выходя из-за стола.

Но что такое телеконференции? Как работает видеоконференция? И что такое веб-семинары? Читайте дальше, чтобы узнать об этом.

Телеконференции

Если вы когда-нибудь совершали трехсторонний телефонный звонок, вы уже участвовали в телеконференции. Когда мы говорим о телеконференциях, мы имеем в виду конференц-связь, в которой могут участвовать или, по крайней мере, слушать один и тот же телефонный разговор от небольших до очень больших групп людей.

Существует два основных типа конференц-связи. Конференц-связь MeetMe требует, чтобы участники позвонили по специальному номеру телефона в определенный день и время и ввели код доступа, чтобы присоединиться к телеконференции. Специальная конференция требует, чтобы модератор звонил каждому участнику по отдельности и соединял их вместе.

Для конференц-связи требуется так называемый конференц-мост - специальный сервер, который может принимать и направлять до тысячи звонков одновременно. Крупные компании могут иметь собственный конференц-мост, но также можно подписаться на услуги сторонней компании, которая будет проводить конференц-звонки на своем мосту.

Затем конференц-мост подключается к частной телефонной станции (УАТС) внутри компании. УАТС - это миниатюрный коммутатор, который направляет звонки на все различные внутренние телефонные номера компании. Это особенно важно для внутренних конференц-связей.

Новым вариантом проведения телеконференций является VoIP-конференц-связь, при которой телефонные звонки осуществляются через Интернет, а не по традиционным телефонным линиям. Если компания уже заключила контракт с поставщиком услуг VoIP, она обычно может обновить его, чтобы получить возможность проведения телеконференций. Телефонные звонки по VoIP значительно дешевле традиционных звонков, а при правильной скорости подключения к Интернету их качество аналогично.

Существует множество компаний, которые проводят телеконференции, а также предлагают полезные веб-инструменты и функции для звонков. Вот некоторые общие особенности услуг телеконференций:

• Легко отправляемые по электронной почте или текстовым сообщением приглашения присоединиться к телеконференции
• Запись разговора
• Управление звуком (отключение или отключение звука для участников)
• Операторы на связи
• Опрос участников
• Управление трубкой с помощью клавиши *

Телеконференции находят бесконечное применение в деловом мире: от крупных корпоративных конференц-звонков для отчетов о доходах акционеров до обсуждения нового продукта четырьмя продавцами в четырех разных кабинетах.

Преимущества телеконференций в том, что технология знакома всем, кто пользуется телефоном, ее легко настроить, и она обеспечивает хорошую аудиоинтерактивность для небольших групп. Ее недостатки заключаются в том, что она значительно ограничивает возможности сотрудничества и взаимодействия для больших групп, а также в том, что презентации только со звуком часто менее увлекательны для участников.

Веб-конференции и веб-семинары

Веб-конференции и веб-семинары позволяют группам людей сотрудничать в режиме онлайн с помощью специального программного обеспечения или веб-интерфейсов. Уникальной особенностью веб-конференций и семинаров является возможность совместного использования рабочих столов, документов и приложений всеми участниками. Звуковая часть веб-конференций и семинаров осуществляется либо через конференц-связь, либо через Интернет с помощью VoIP и специальных гарнитур.

Веб-конференции и семинары организуются подобно конференц-связи:

• Организатор рассылает по электронной почте или текстовыми сообщениями приглашения присоединиться к веб-конференции в определенный день и определенное время.
• Приглашение содержит ссылку на конференцию и пароль или код доступа для входа. Если приглашение принято, в календарь участника программируется напоминание.
• После того как все участники войдут на конференцию или семинар, один ведущий управляет собранием. В качестве ведущего вы можете совместно использовать свой рабочий стол и другие документы и приложения. Вы также можете передать управление другим участникам и позволить им вести презентацию.

Разница между веб-конференцией и веб-семинаром заключается в размере группы и степени интерактивности встречи или презентации. Веб-конференции предназначены для групп из 10 или менее человек, где все участники имеют возможность выступать и представлять по очереди. Веб-семинары предназначены для десятков или даже тысяч участников, где только несколько докладчиков или членов группы имеют возможность выступать и обмениваться документами.

Вот некоторые общие особенности программ для веб-конференций:

• Используя такие распространенные приложения, как Microsoft Word, Microsoft PowerPoint и Adobe Flash Player, докладчики могут создавать динамичные графические презентации, дополненные аудио или даже потоковым видео.
• Возможность создания приглашений по электронной почте с помощью простых в использовании шаблонов. Программное обеспечение также позволяет планировать напоминания о мероприятиях и последующие электронные письма.
• Совместное использование рабочего стола позволяет докладчику в режиме реального времени показывать участникам все, что находится на его компьютере. Они видят именно то, что видит он. Ведущий также может передать управление своим рабочим столом любому из участников. Или, сменив ведущего, любой из участников может теперь поделиться своим рабочим столом с остальными членами группы.
• Совместное использование документов и приложений работает точно так же. Хотя это более распространено в небольших веб-конференциях, ведущий может передать управление открытым документом одному из участников, который затем может удаленно редактировать или изменять документ. Также можно обмениваться приложениями, даже не загружая их на компьютеры участников.
• Передача файлов позволяет размещать документы для загрузки до, во время или после онлайн-презентации.
• Управление звуком позволяет ведущему отключать или отключать звук у участников дискуссии и слушателей по мере необходимости. Для больших веб-семинаров обычно отключают звук у всех участников.
• Белые доски - это общие виртуальные рабочие места, где ведущие могут вырезать и вставлять документы, графики и изображения. Благодаря совместному управлению доской докладчики могут рисовать, делать примечания и редактировать так же, как и на реальной доске.
• Для большей интерактивности докладчики могут предоставить слушателям возможность общаться в чате или задавать вопросы докладчикам с помощью мгновенных сообщений.
• Большинство программ для проведения веб-семинаров также включают инструменты для анализа успешности презентации. Ведущие могут воспользоваться опросами в режиме реального времени и измерителями настроения слушателей. Некоторые программы включают в себя возможность отслеживать поведение пользователей на рабочем столе, чтобы увидеть, не отвлекаются ли они от презентации и не начинают ли работать над другими документами. И если это так, программа может сообщить ведущим, когда внимание их слушателей переключилось и как долго это продолжалось.
• Веб-семинары также можно записывать для последующего использования в презентациях или тренингах или загружать для воспроизведения по требованию на рабочем столе.
• Некоторые программы для проведения веб-семинаров включают встроенную возможность потоковой передачи видео непосредственно с веб-камеры или цифровой видеокамеры. Существуют также более дорогие услуги по проведению веб-семинаров, которые помогают создавать потоковые видеопрезентации профессионального качества или видеопрезентации по требованию для больших аудиторий. Подробнее о том, как работают эти службы веб-трансляций, мы расскажем в следующем разделе.

Веб-конференции и семинары работают потому, что они размещаются на сервере. Изображения с компьютера ведущего постоянно загружаются на сервер и непрерывно "подаются" слушателям в процессе, очень похожем на потоковое видео. Участники могут обмениваться рабочими столами, документами и приложениями, поскольку эти файлы временно "живут" на сервере, где любой человек с правильной ссылкой и паролем может получить к ним доступ.

Веб-конференции и семинары имеют десятки применений в бизнесе и частном секторе: презентации новых продуктов, дистанционное обучение в колледжах и университетах, удаленное обучение сотрудников, совместная работа над редакционными, юридическими документами, архитектурными чертежами и многое другое.

Веб-конференции и семинары просты в организации и могут повысить эффективность совместной работы в небольших группах и увеличить интерактивность и общий интерес в больших группах. Потенциальным недостатком является то, что некоторые программы для веб-конференций работают только с ПК на базе Windows.

Теперь поговорим о видеоконференциях и веб-трансляциях.

Все больше сервисов и программного обеспечения для веб-конференций имеют возможность добавлять видео с настольной веб-камеры. Это самая простая форма видеоконференции, когда ведущий появляется на экранах всех участников в небольшом видеоокне веб-камеры. Для небольших групп некоторые программы предлагают эффект, при котором все участники появляются на экране в отдельных окнах веб-камеры.

Однако есть разница между этой простой формой видеоконференций и так называемыми веб-трансляциями. Веб-трансляции - это онлайновые видеопрезентации профессионального качества, обычно для больших групп и с меньшей интерактивностью между участниками.

Вот как работают веб-трансляции:

1. Видео снимается на цифровую видеокамеру и может либо транслироваться в прямом эфире, либо записываться и редактироваться для последующей трансляции.
2. Видеосигнал необходимо сжать в цифровой код, например, MPEG, Windows Media или Quicktime.
3. Затем сжатый сигнал кодируется для передачи и воспроизведения по IP-сети.
4. Видео готово к просмотру в режиме онлайн либо в виде потокового видео, либо в виде загрузки по требованию.

Существует ряд компаний, предлагающих программное обеспечение и услуги для видеоконференций. Вот некоторые из наиболее распространенных функций:

• Сжатие и доставка видео за пределы площадки
• Управление приглашениями, опрос участников, последующие отчеты
• Чат и текстовые сообщения для проведения сессий вопросов и ответов
• Профессиональное видео и услуги по редактированию

На уровне веб-камеры видеоконференции полезны для придания лица, в буквальном смысле, презентации продаж или для демонстрации физических характеристик небольшого продукта. Веб-трансляции полезны для проведения крупных совещаний в масштабах всей компании, пресс-конференций и публичных анонсов продукции.

Главное преимущество видеоконференций заключается в том, что аудитория лучше усваивает информацию, если она одновременно видит и слышит ее. Недостатком является то, что интерактивность сильно ограничена в очень больших видеопрезентациях.

Унифицированные коммуникационные системы

В будущем все больше компаний будут предлагать унифицированные коммуникационные системы. С ростом популярности IP-телефонии предприятия теперь могут получить доступ ко всем старым и новым средствам связи через одного поставщика и один упрощенный пакет программного обеспечения или веб-интерфейс.

За эти корпоративные счета "все в одном" будут бороться несколько крупных компаний. Cisco Systems недавно купила WebEx, лидера рынка услуг веб-конференций. А Google недавно объявил о партнерстве с Avaya, ведущей компанией в области IP-телефонии и коммуникаций.

Унифицированные коммуникационные системы будут привлекательны для предприятий, поскольку они упростят выставление счетов и администрирование систем, а также позволят снизить общие затраты на конференц-связь за счет объединения разрозненных услуг через одного поставщика.