Когда два или более человека собираются для обмена информацией, сотрудничества, мозгового штурма, спора, информирования или обучения друг друга, это называется конференцией.
Конференции могут проводиться лицом к лицу. Продавец посещает торговую выставку, чтобы представить свой продукт сотням потенциальных клиентов. Бухгалтерия и финансовый директор садятся за большой стол и просматривают цифры за четвертый квартал. Консультант летает по стране, чтобы обучить сотрудников работе с новым программным обеспечением.
Недостатком является то, что эти личные встречи, презентации и тренинги не всегда финансово выгодны. Многие современные компании конкурируют на глобальном рынке с офисами по всему миру и клиентами от Москвы до Владивостока
Развитие коммуникаций и технологий позволило воссоздать эффект и интерактивность реальных конференций, не выходя из-за стола.
Но что такое телеконференции? Как работает видеоконференция? И что такое веб-семинары? Читайте дальше, чтобы узнать об этом.
Если вы когда-нибудь совершали трехсторонний телефонный звонок, вы уже участвовали в телеконференции. Когда мы говорим о телеконференциях, мы имеем в виду конференц-связь, в которой могут участвовать или, по крайней мере, слушать один и тот же телефонный разговор от небольших до очень больших групп людей.
Существует два основных типа конференц-связи. Конференц-связь MeetMe требует, чтобы участники позвонили по специальному номеру телефона в определенный день и время и ввели код доступа, чтобы присоединиться к телеконференции. Специальная конференция требует, чтобы модератор звонил каждому участнику по отдельности и соединял их вместе.
Для конференц-связи требуется так называемый конференц-мост - специальный сервер, который может принимать и направлять до тысячи звонков одновременно. Крупные компании могут иметь собственный конференц-мост, но также можно подписаться на услуги сторонней компании, которая будет проводить конференц-звонки на своем мосту.
Затем конференц-мост подключается к частной телефонной станции (УАТС) внутри компании. УАТС - это миниатюрный коммутатор, который направляет звонки на все различные внутренние телефонные номера компании. Это особенно важно для внутренних конференц-связей.
Новым вариантом проведения телеконференций является VoIP-конференц-связь, при которой телефонные звонки осуществляются через Интернет, а не по традиционным телефонным линиям. Если компания уже заключила контракт с поставщиком услуг VoIP, она обычно может обновить его, чтобы получить возможность проведения телеконференций. Телефонные звонки по VoIP значительно дешевле традиционных звонков, а при правильной скорости подключения к Интернету их качество аналогично.
Существует множество компаний, которые проводят телеконференции, а также предлагают полезные веб-инструменты и функции для звонков. Вот некоторые общие особенности услуг телеконференций:
Телеконференции находят бесконечное применение в деловом мире: от крупных корпоративных конференц-звонков для отчетов о доходах акционеров до обсуждения нового продукта четырьмя продавцами в четырех разных кабинетах.
Преимущества телеконференций в том, что технология знакома всем, кто пользуется телефоном, ее легко настроить, и она обеспечивает хорошую аудиоинтерактивность для небольших групп. Ее недостатки заключаются в том, что она значительно ограничивает возможности сотрудничества и взаимодействия для больших групп, а также в том, что презентации только со звуком часто менее увлекательны для участников.
Веб-конференции и веб-семинары позволяют группам людей сотрудничать в режиме онлайн с помощью специального программного обеспечения или веб-интерфейсов. Уникальной особенностью веб-конференций и семинаров является возможность совместного использования рабочих столов, документов и приложений всеми участниками. Звуковая часть веб-конференций и семинаров осуществляется либо через конференц-связь, либо через Интернет с помощью VoIP и специальных гарнитур.
Веб-конференции и семинары организуются подобно конференц-связи:
Разница между веб-конференцией и веб-семинаром заключается в размере группы и степени интерактивности встречи или презентации. Веб-конференции предназначены для групп из 10 или менее человек, где все участники имеют возможность выступать и представлять по очереди. Веб-семинары предназначены для десятков или даже тысяч участников, где только несколько докладчиков или членов группы имеют возможность выступать и обмениваться документами.
Вот некоторые общие особенности программ для веб-конференций:
Веб-конференции и семинары работают потому, что они размещаются на сервере. Изображения с компьютера ведущего постоянно загружаются на сервер и непрерывно "подаются" слушателям в процессе, очень похожем на потоковое видео. Участники могут обмениваться рабочими столами, документами и приложениями, поскольку эти файлы временно "живут" на сервере, где любой человек с правильной ссылкой и паролем может получить к ним доступ.
Веб-конференции и семинары имеют десятки применений в бизнесе и частном секторе: презентации новых продуктов, дистанционное обучение в колледжах и университетах, удаленное обучение сотрудников, совместная работа над редакционными, юридическими документами, архитектурными чертежами и многое другое.
Веб-конференции и семинары просты в организации и могут повысить эффективность совместной работы в небольших группах и увеличить интерактивность и общий интерес в больших группах. Потенциальным недостатком является то, что некоторые программы для веб-конференций работают только с ПК на базе Windows.
Все больше сервисов и программного обеспечения для веб-конференций имеют возможность добавлять видео с настольной веб-камеры. Это самая простая форма видеоконференции, когда ведущий появляется на экранах всех участников в небольшом видеоокне веб-камеры. Для небольших групп некоторые программы предлагают эффект, при котором все участники появляются на экране в отдельных окнах веб-камеры.
Однако есть разница между этой простой формой видеоконференций и так называемыми веб-трансляциями. Веб-трансляции - это онлайновые видеопрезентации профессионального качества, обычно для больших групп и с меньшей интерактивностью между участниками.
Вот как работают веб-трансляции:
Существует ряд компаний, предлагающих программное обеспечение и услуги для видеоконференций. Вот некоторые из наиболее распространенных функций:
На уровне веб-камеры видеоконференции полезны для придания лица, в буквальном смысле, презентации продаж или для демонстрации физических характеристик небольшого продукта. Веб-трансляции полезны для проведения крупных совещаний в масштабах всей компании, пресс-конференций и публичных анонсов продукции.
Главное преимущество видеоконференций заключается в том, что аудитория лучше усваивает информацию, если она одновременно видит и слышит ее. Недостатком является то, что интерактивность сильно ограничена в очень больших видеопрезентациях.
В будущем все больше компаний будут предлагать унифицированные коммуникационные системы. С ростом популярности IP-телефонии предприятия теперь могут получить доступ ко всем старым и новым средствам связи через одного поставщика и один упрощенный пакет программного обеспечения или веб-интерфейс.
За эти корпоративные счета "все в одном" будут бороться несколько крупных компаний. Cisco Systems недавно купила WebEx, лидера рынка услуг веб-конференций. А Google недавно объявил о партнерстве с Avaya, ведущей компанией в области IP-телефонии и коммуникаций.
Унифицированные коммуникационные системы будут привлекательны для предприятий, поскольку они упростят выставление счетов и администрирование систем, а также позволят снизить общие затраты на конференц-связь за счет объединения разрозненных услуг через одного поставщика.