Правила проведения видеоконференций

Вспышка коронавируса (COVID-19) заставила многое изменить в компаниях всех размеров и отраслей. Поскольку правительства многих областей теперь издают приказы "не выходить из дома" и закрывают предприятия, которые считаются "несущественными", компании обращаются к решениям удаленной работы.

Однако, даже работая дома, сотрудники все равно нуждаются в эффективном общении для получения обратной связи, разъяснения задач и приоритетов, а также для поддержания отношений, которые побуждают их прилагать максимум усилий.

Поэтому во время пандемии COVID-19 видеоконференции стали незаменимым инструментом для предприятий. Но не все умеют настраивать оборудование, среду и программное обеспечение для видеоконференций, что может привести к несколько комичным или даже неловким ситуациям, например, когда на совещание забредают дети, собаки лают как сумасшедшие на незнакомые голоса, или когда кто-то из членов семьи только что вышел из душа и невольно устраивает для вашей аудитории ВК представление, которое она никогда не забудет. 

Чтобы помочь вам овладеть искусством видеоконференции, вот несколько лучших практик проведения видеоконференций, некоторые вещи, которых следует избегать, и объяснение того, почему это отличный инструмент делового общения.

Почему видеоконференции - отличный инструмент для удаленной работы

Еще до распространения коронавируса многие компании начали переходить на использование программного обеспечения для видеоконференций. Использование приложений для видеоконференций для общения "лицом к лицу" между членами команды оказалось более насыщенным и полезным для сотрудников.

Как отмечается в руководстве Forbes, опубликованном до кризиса COVID-19, в ходе опроса 333 руководителей "92% из них считают, что более широкое использование видеоконференций положительно сказывается на их работе". Более того, согласно опросу, 80% команд используют видеоконференции как норму для внутренних коммуникаций, а 84% - для встреч с внешними заинтересованными сторонами.

Видеоконференции по своей сути более увлекательны для сотрудников, чем беседы только с использованием аудио, что способствует лучшему запоминанию информации, полученной на совещаниях. Кроме того, при использовании видео участники конференции могут видеть язык тела друг друга во время разговора, что может помочь передать неслышимые контекстные сигналы, которые были бы упущены при телефонном разговоре без звука.

Одним словом, услуги видеоконференций помогают сотрудникам работать более продуктивно, позволяя им присутствовать виртуально, когда они не могут присутствовать физически.

9 правил проведения видеоконференций

Чтобы получить максимальную отдачу от видеоконференций, важно соблюдать несколько простых советов по удаленной работе во время таких звонков. Некоторые лучшие практики проведения видеоконференций включают в себя следующее:

1. Отключайте звук, когда вы не разговариваете. Когда вы не разговариваете с группой, обязательно отключите звук в приложении видеоконференции (или микрофоне компьютера/телефона). В условиях домашнего офиса бывает трудно предугадать, когда могут возникнуть громкие звуки (будильник, лай собак, полицейская сирена и т.д.) или другие помехи. Поэтому, чтобы случайно не помешать другим во время разговора, важно отключить звук. Вы даже можете выключить видео, если позади вас происходит особенно отвлекающее событие.
2. Приходите вовремя. Опоздание на видеоконференцию может привести к тому, что все участники отстанут от графика. Поэтому, чтобы не причинять неудобств другим, очень важно приходить вовремя к началу встречи. Можно установить будильник или напоминание за несколько минут до начала встречи, чтобы у вас было время собрать материалы для встречи и подготовиться (или устранить технические неполадки). Если вы не можете прийти на встречу вовремя по какой-либо причине, например, из-за конфликта расписания или личных неприятностей, отправьте сообщение другим участникам видеоконференции, чтобы они не тратили время на ожидание вашего прихода.
3. Обеспечьте правильное освещение. Видеоконференции эффективны именно потому, что позволяют людям общаться "лицом к лицу". Плохое освещение сводит на нет всю цель проведения видеоконференции. Поэтому обязательно проводите видеоконференции в хорошо подготовленном помещении, где достаточно освещения.
4. Будьте вежливы, обращаясь к людям. Каждый участник видеоконференции будет испытывать стресс. Грубость по отношению к другим во время конференц-связи контрпродуктивна - она усугубляет стресс, который испытывают другие, не предлагая решений. Быть вежливым во время видеоконференций важно для того, чтобы избежать проблем, которые мешают продуктивности.
5. Носите соответствующую одежду. Вы должны одеваться соответственно ситуации. Для чисто внутреннего собрания команды вполне подойдет простая "деловая повседневная" одежда, особенно если видеоконференция - это простая встреча 1:1. Хороший совет от журнала Entrepreneur: "Одевайтесь так, как будто вы встречаетесь лицом к лицу".
6. Будьте готовы к встрече. Прежде чем приступить к видеоконференции, подготовьте все необходимое программное обеспечение и оборудование, чтобы быть активным участником. Если вы выступаете с докладом, сделайте карточку с некоторыми моментами выступления и установите ее прямо за камерой.
7. Убедитесь, что ваше окружение готово. Помните о том, что происходит на заднем плане, который могут видеть другие участники разговора. Уберите все захламленные поверхности, постарайтесь расположиться у стены или в углу, где не будет много "сквозного трафика", и подумайте о смене фона, если приложение для видеоконференций поддерживает такую возможность. Наличие собственного фона может немного разрядить обстановку.
8. Когда говорите, обращайтесь к камере. Во время разговора не смотрите на свое изображение на экране. Вместо этого старайтесь смотреть в камеру, чтобы казалось, что вы обращаетесь непосредственно к другим участникам видеоконференции. Это поможет сделать встречу более личной для других и повысит вовлеченность в презентацию.
9. Будьте терпеливы. Не все смогут освоить оборудование и программное обеспечение для видеоконференций так же легко, как вы. Возможно, вам придется связаться с людьми вне видеоконференции, чтобы помочь им настроить камеры, убедиться, что звук работает правильно, и войти в систему видеоконференцсвязи.

Чего не стоит делать во время проведения видеоконференций

Вот несколько вещей, которых следует избегать во время видеоконференций:

1. Не просматривайте электронную почту и не работайте во время разговора. Даже во время аудиоконференции попытка многозадачности путем выполнения работы во время разговора является контрпродуктивной. Во время видеозвонка быть занятым другими делами еще хуже. Попытки выполнить другие задачи во время разговора мешают сосредоточиться на том, что говорят, что может привести к пропуску важной информации. Во время видеосвязи другие могут увидеть, что вы не обращаете внимания, что может быть воспринято как грубость.
2. Не перебивайте других. Старайтесь по возможности не перебивать других во время их выступления. Прерывание других ораторов затягивает встречу и вызывает плохое отношение. Вместо этого воспользуйтесь этим советом от The Verge: "Определите систему задавания вопросов, например, поднимайте руку или используйте чат, чтобы задать вопрос". Таким образом, вы сможете вносить свой вклад и задавать вопросы, не обрывая людей.
3. Не ждите последней минуты, чтобы загрузить программное обеспечение. Если у вас встреча в полдень, попытка загрузить программное обеспечение для видеоконференций в 11:55 утра не принесет результата. Требуется время, чтобы загрузить программное обеспечение, настроить учетные записи и узнать, как присоединиться к совещанию. Поэтому не забудьте загрузить важное программное обеспечение заблаговременно, чтобы вы могли с ним ознакомиться.
4. Не находитесь в шумной обстановке. Постарайтесь найти уединенное и тихое место в вашем доме, если это возможно. Нахождение в шумной обстановке затрудняет восприятие вашего разговора и может сильно отвлекать. Избегайте начинать или присоединяться к видеоконференциям, находясь в общественных местах, если только вы не можете найти тихое и уединенное место с доступом в Интернет и хорошим освещением.
5. Не располагайте камеру под нечетным углом. Старайтесь, чтобы камера, которую вы используете для видеоконференции, находилась на уровне глаз или близко к нему. Также следует избегать наклона камеры влево или вправо, чтобы ваше тело не казалось другим под кривым углом. Наклон камеры под странным углом может слегка отвлекать или дезориентировать других людей.