Лучшее программное обеспечение для видеоконференций на 2021 год

От гибридной работы до простого общения с друзьями и семьей, когда пандемия затрудняет путешествия, видеоконференции стали незаменимыми. Мы протестировали и составили рейтинг дюжины лучших игроков, чтобы помочь вам выбрать наиболее подходящий вариант.

Возможно, вы хотите избежать поездок, пока последняя версия COVID еще не вышла из моды. Или, возможно, вы пытаетесь вернуть сотрудников в офис, но многие хотят сделать работу из дома постоянным условием. И давайте посмотрим правде в глаза, это может иметь много преимуществ. Но в любом из этих сценариев необходима система видеоконференций мирового класса.

Потому что эти услуги превратились в бьющееся сердце совместной работы в Интернете и личного общения через Интернет, по крайней мере, до тех пор, пока окончательно не исчезнут страхи, связанные с путешествиями. Чтобы помочь вам выбрать лучший сервис, мы протестировали 12 систем видеоконференций, но только восемь лучших претендентов попали в этот список.

Работа из дома - вот что в наши дни является движущей силой большинства продаж видеоконференций, и для этого вам понадобятся различные компоненты и услуги. Они могут включать в себя собственные комплексные системы, которые вы, вероятно, видели в интеллектуальных конференц-залах, но в этом обзоре мы сосредоточимся на облачных сервисах, которые требуют только учетной записи и веб-камеры, поскольку они наиболее актуальны для удаленной работы. Однако иногда эти платформы могут распределять свое решение между несколькими поставщиками компонентов, что может вызвать трудности с поддержкой. Чтобы решить их, вам в первую очередь потребуется хорошее понимание систем видеоконференций.

Выбор правильной системы видеоконференцсвязи

Видеоконференции существуют уже некоторое время в различных проприетарных форматах. Компании, специализирующиеся на корпоративных решениях, обычно создавали эти системы для подключения конференц-залов. Соединения осуществлялись через локальную сеть, а затем арендованные телекоммуникационные линии, если связь осуществлялась между разными зданиями. Сетевой трафик обрабатывался с помощью собственных протоколов и кодеков, и эта базовая архитектура используется и сегодня.

Протоколы обрабатывают потоковый трафик, а кодеки кодируют аудио и видео изображения в цифровые биты и байты на передающей стороне, а затем обратно в видео и аудио на принимающей стороне. Для этого обычно требовались собственные камеры, микрофоны, выделенные серверы и клиентские приложения, которые также были собственными.

Современные облачные видеосервисы используют TCP/IP в качестве основного сетевого протокола и небольшой список кодеков, основанных на стандартах, для выполнения работы по преобразованию. Кроме того, их аппаратная поддержка, как правило, открыта, то есть вы можете использовать любую веб-камеру или микрофон, которые подходят к вашему вычислительному устройству. В отличие от старых проприетарных систем, которым требовался ПК или специальный смарт-экран в конференц-зале, новые сервисы часто поддерживают работу полностью через веб-браузер без необходимости установки какого-либо приложения (хотя проприетарное приложение обычно является лучшим вариантом). Кроме того, есть поддержка всех видов мобильных устройств, хотя они обычно работают лучше всего после установки приложения для Apple iOS или Google Android.

Однако даже современные системы конференц-связи по-прежнему мало взаимодействуют друг с другом, то есть вы не сможете принять участие в видеоконференции, инициированной в Microsoft Teams, используя, например, клиент для совещаний Cisco Webex. Все по-прежнему происходит в одной системе. Преимущество заключается в том, что эта система больше не требует проприетарных клиентов, конференц-залов или сетевого оборудования. Кроме того, это не одна большая покупка системы, а услуга, предлагаемая по подписке для каждого пользователя или хоста (подробнее о хостах см. ниже). Это может серьезно снизить затраты.

Однако они также предлагают большое количество новых возможностей, которых не было у старых систем, гораздо больше, чем просто взаимодействие лицом к лицу. Лучшие в своем классе услуги видеоконференций позволяют пользователям обмениваться экранами, получать удаленный доступ к рабочим столам друг друга, общаться в текстовом чате, обмениваться файлами, общаться с помощью цифровых досок и даже транслировать конференции для больших групп пассивных зрителей (как вебинары). Некоторые из них являются частью бизнес-пакетов Voice-over-IP (VoIP), которые позволяют динамически менять голосовой вызов на видеовызов или инициировать общее собрание одним нажатием кнопки без потери исходного соединения.

Эти функции отлично подходят для центральных офисов, но они также являются фантастическим средством коммуникации для сценариев "работа на дому", особенно если рассматривать их через призму долгосрочной перспективы. Но видеоконференции могут пойти еще дальше. Например, это идеальный инструмент для ответа на вопросы службы поддержки клиентов в прямом эфире или общения с ними в режиме реального времени во время вебинара. Эти возможности немного отошли на второй план в компании COVID, хотя они вернутся, когда пандемия останется позади. Но в последний год причиной резкого роста видеоконференций стал в основном потребительский спрос, как показало недавнее исследование, проведенное Statista.

Рост популярных систем видеоконференций в период COVID 19, 2020 г.

Несмотря на это, в частности, для ИТ-работников удаленная работа переживает бум. Даже до пандемии, согласно отчету компании FlexJobs, 3,9 миллиона сотрудников в США работали дома по крайней мере половину времени. Это на 115% больше, чем в 2005 году. Это означает, что в некоторых случаях видеоконференции представляют собой единственное видимое взаимодействие этих сотрудников со своими работодателями; и теперь, когда многие компании обнаружили, что преимущества удаленной работы могут работать в долгосрочной перспективе, эти цифры будут только расти.

Сокращение расходов с помощью видеоконференций

Несмотря на пандемию, многие малые и средние предприятия (МСБ) распространяют свою деятельность в разных географических точках - тенденция, которая предшествовала коронавирусу. Хотя для большинства компаний эта тенденция выгодна с точки зрения затрат и найма персонала, она также создает сложные проблемы для коммуникации, даже для сотрудников, работающих внутри компании. Добавьте к этому клиентов и партнеров, и трудно представить себе общение со всеми этими людьми без длительных командировок, что влечет за собой ограничение расходов. Именно здесь видеоконференции могут серьезно повысить прибыль вашей компании.

Но даже без учета географического положения видеоконференции могут сэкономить деньги. Многие из новых функций совместной работы, включенных в этот раунд претендентов, направлены на автоматизацию задач, которые раньше стоили дополнительных затрат. Яркими примерами являются расшифровка и запись совещаний.

В старых, проприетарных системах для записи совещания требовалась либо отдельная камера, либо сторонний микрофон для записи только звука, а также место на сервере для хранения данных. Современные сервисы имеют автоматическую запись, так что вы можете инициировать ее одним нажатием кнопки, а затем не только автоматически сохранить ее в облаке, но и автоматически поделиться ею со всеми платформами для проведения совещаний.

Раньше расшифровка тоже требовала дополнительных затрат, поскольку руководителям совещаний приходилось отправлять как минимум аудиозапись в службу расшифровки. Многие новые услуги видеоконференций теперь содержат искусственный интеллект (ИИ) в виде виртуальных ассистентов, которые не только управляют такими вещами, как отслеживание посещаемости, но и отлично справляются с расшифровкой совещаний непосредственно в документы PDF или Microsoft Word. Затем они могут отправить эти документы всем участникам совещания или сохранить их в общем облачном хранилище.

Понимание стоимости видеоконференций

Как и в случае со всеми программными услугами, важны цены и пакеты услуг, которые варьируются в широких пределах. Цены, приведенные в этих обзорах, обычно относятся к среднему ценовому уровню поставщика, и они обычно рассчитываются на одного пользователя в месяц. (Для получения более подробной информации о ценах перейдите к отдельным обзорам). Все протестированные сервисы видеоконференций, кроме одного, предлагают бесплатные пробные версии (большинство - на 30 дней), и многие из них не требуют кредитной карты. Это означает, что вам не придется беспокоиться об автоматическом списании средств по окончании пробного периода.

Большинство сервисов предлагают бесплатные тарифные планы, в основном из-за желания компаний помочь потребителям во время пандемии. Однако, перейдя на платный уровень, необходимо обратить внимание на детали ценообразования. Например, многие из протестированных продуктов по-разному тарифицируют "хостов" и "пользователей". Покопавшись в мелком шрифте, вы обнаружите, что хосты - это пользователи, которые могут инициировать встречи, что означает, что не всем компаниям нужно делать каждого пользователя хостом, в зависимости от того, как ваша организация управляет совместной работой. Это может существенно повлиять на общую цену, поэтому перед покупкой обязательно уточните все детали.

Многие услуги масштабируются в зависимости от необходимого количества участников и гостей. Именно поэтому мы рекомендуем не только опробовать возможности наших лучших сервисов видеоконференций, но и использовать это пробное время для экспериментов с тем, сколько пользователей действительно должны иметь статус руководителя совещания. Другими словами, проведите оценку того, как видеоконференции лучше всего вписываются в культуру и рабочие процессы вашей организации.

Как правило, сервисы с ценой за хост, а не за пользователя, лучше подходят для сред типа вебинаров. Те услуги, которые оплачиваются из расчета на одного участника, более привлекательны для совместных мероприятий, где любой может начать встречу.

Другой ценовой фактор - аппаратное обеспечение. В каждый ноутбук встроен микрофон и неплохая, но довольно посредственная веб-камера. То же самое можно сказать и о большинстве мобильных устройств. Таким образом, все основы для проведения веб-встреч имеются в этом оборудовании. Настольные ПК, однако, не так полны. Кроме того, если вам нужна повышенная четкость звука или видео, вам понадобятся лучшие микрофоны и высококлассные веб-камеры. В зависимости от того, сколько рабочих станций и конференц-залов вы хотите оборудовать таким образом, вы можете существенно повлиять на общую стоимость решения для видеоконференций, поэтому вам следует заранее предусмотреть это в бюджете.

Использование веб-конференций для совместной работы

Вы нашли короткий список услуг видеоконференций, которые вам нравятся. Что теперь? Начните с того, что видеоконференции - это уже не просто высококлассные "умные" конференц-залы. Гибридная работа не стоит на месте, поэтому ваша система видеоконференцсвязи должна стать сердцебиением этой архитектуры. Это означает большое количество новых пользователей, что, в свою очередь, означает, что действительно важным моментом для сравнения возможностей одного поставщика с другим является простота использования платформы.

Очевидно, что если пользовательский интерфейс (UI) представляет собой лабиринт, то это не только приведет к задержкам в начале совещаний, но и станет препятствием для использования любых более продвинутых функций совместной работы. А ведь именно в этом и заключается настоящая ценность этих систем: простота и постоянная совместная работа.

В каждом обзоре мы обсуждаем простоту регистрации, создания собрания, приглашения участников и настройки аудио- и видеоконтроля. Мы также рассматриваем пользовательский опыт (UX) с точки зрения приглашенных на собрание, а также то, насколько легко получить доступ к интеллектуальным элементам управления собранием. Это касается не только совместной работы на доске, но и обмена файлами, аннотаций и упомянутых выше функций виртуального помощника.

Мы тестируем основные функции каждого сервиса, но выбор конкретных функций остается за вами. Нужны ли вам телефонные номера, поддержка VoIP или и то, и другое? Нужны ли вам такие функции, как совместное использование экрана или дистанционное управление? Некоторые сервисы предлагают как телеконференции с набором номера (местного или бесплатного), так и VoIP-звонки, а некоторые - только одно или другое. Некоторые предлагают международные телефонные номера.

Все рассмотренные продукты предлагают видеозвонки через веб-камеру, и эта функция все чаще появляется в некоторых платформах для обмена сообщениями, таких как Microsoft Teams и Slack. В случае с Teams это полноценное решение для видеоконференций, поэтому мы и рассмотрели его здесь. Slack и некоторые другие его конкуренты, однако, реализовали только видеозвонки между людьми, поэтому мы не рассматривали их в рамках этого обзора.

Однако сильной стороной Slack в этом отношении (и эту сильную сторону разделяют его конкуренты) является его очень длинный список опций интеграции "из коробки". Внутри Slack вы можете проводить только личные видеоконференции, но платформа прекрасно интегрируется с Google Workspace, Teams, Zoom и множеством других коммуникационных платформ, включая те, которые мы рассмотрели здесь, поэтому умный администратор Slack может создать все необходимые вам функции для проведения встреч.

Во всех этих обзорах мы проводили собрания и присоединялись к ним, чтобы проверить опыт зарегистрированных и незарегистрированных пользователей. Мы обязательно описали, насколько легко присоединиться к собранию, включая вопрос о том, нужно ли участнику загружать программное обеспечение перед присоединением (что может вызвать задержку). В этом случае важно сообщить сотрудникам о совместимости оборудования и предпочитаемом браузере. Другие сервисы просто требуют, чтобы участники ввели код для доступа к собранию.

В наших обзорах также рассматриваются административные функции хоста. Лучшие сервисы позволяют настраивать различные типы собраний, например, собрание в стиле лекции, когда все участники отключают звук, или дискуссию или режим вопросов и ответов, когда ведущие могут отключать и отключать звук по мере необходимости. Другие возможности включают включение и отключение веб-камер, блокировку опоздавших на совещание, создание комнаты ожидания во время подготовки к совещанию и разрешение проведения секционных заседаний.

Для презентаций совместное использование экрана имеет большое значение. Но есть и более детальные опции, такие как возможность совместного использования только одного приложения (например, Microsoft PowerPoint), документа или изображения, а не всего рабочего стола. Большинство представленных в этом обзоре сервисов видеоконференций также предлагают режим текстового чата не только во время встречи, но иногда и вне видеозвонка.

Вам следует поэкспериментировать со всеми этими функциями во время пробной версии и тщательно продумать, насколько реальное сотрудничество необходимо вам в ходе различных встреч. Это означает, что оценивать услугу нужно не только с помощью ИТ-персонала. Вам также следует привлечь заинтересованных лиц из различных отделов, чтобы получить точное представление о различных видах собраний, которые проводят ваши сотрудники между собой и с людьми за пределами организации.

Управление сетью для проведения видеовстреч

К сожалению, даже в большой централизованной сети, такой как в вашем главном офисе, работа с любым приложением, зависящим от потока, особенно с видеоконференциями, становится тем сложнее, чем больше сеть и чем больше приложений конкурируют за пропускную способность сети. Это означает, что если вы используете все или часть своего решения в более крупной сети, то приготовьтесь к некоторой настройке.

Хотя базовой настройки достаточно для запуска одной сессии, обязательно проведите совместно с ИТ-персоналом тестирование того, что происходит при открытии нескольких потоков. И не просто несколько потоков, а те же потоки, конкурирующие со всеми другими типами трафика, которые вы обычно используете. Вы ищете артефакты или чрезмерную буферизацию, которые нарушают поток. Еще более актуальной, а теперь, вероятно, и долгосрочной проблемой для многих ИТ-специалистов является ситуация с домашней сетью.

Хотя видеоконференции, безусловно, оказали положительное влияние на сотрудников, работающих дома, они также поставили в неудобное положение сотрудников службы ИТ-помощи. Приложение для видеоконференций теперь является основной бизнес-услугой, но оно, вероятно, работает через потребительские устройства, маршрутизаторы домашних сетей и даже периферийные устройства, такие как веб-камеры и микрофоны, большинство из которых ИТ-отдел не приобретал и обычно не обучен их обслуживанию. Это делает поддержку этих домашних пользователей на комплексной основе очень сложной. И это еще без учета Интернета, через который проходит большая часть сетевого трафика и который ваш ИТ-отдел также не контролирует.

К счастью, коронавирус - это временная проблема, что означает, что большинство предприятий используют одно и то же "решение", а именно - просто решать эту проблему в каждом конкретном случае. Если ИТ-специалист может обслужить маршрутизатор удаленно, то так и происходит. Если нет, то нужно либо отправить устройство в центральный офис для перенастройки, либо просто провести сотрудника через все необходимые шаги по телефону.

После окончания пандемии, если вы все еще рассматриваете возможность привлечения большого числа постоянных надомных работников (а многие компании будут поступать именно так), вы можете построить более долгосрочные решения, например, предварительно настроить определенное количество моделей маршрутизаторов, которые затем раздаются надомным работникам. Таким образом, ИТ-персонал будет контролировать эти устройства удаленно и сможет пройти обучение по их особенностям, что сделает их поддержку экономически эффективной.

Виртуальные частные сети (VPN) - еще одна, связанная с этим проблема. Многие компании заставляют сотрудников пользоваться этими услугами при удаленной работе, чтобы защитить себя и корпоративные данные. Но поскольку они используют шифрование, VPN часто могут вызывать проблемы с пропускной способностью или пропускной способностью, что может повлиять на производительность потокового видео. Они также управляются компаниями, отличными от вашего поставщика видеоконференций, поэтому поддержка комбинации обоих сервисов обычно становится внутренней проблемой.

Чтобы помочь, вам необходимо изучить различные предложения VPN для удаленных подключений и, возможно, поработать с ИТ-персоналом над внедрением функций качества обслуживания (QoS) как в вашей основной сети, так и в домашних сетях пользователей. Это позволит защитить пропускную способность, необходимую во время видеоконференций. Если вы уже используете облачную АТС на базе VoIP-системы для телефонных звонков, ваши ИТ-специалисты уже имеют представление о том, как защитить трафик таким образом, поскольку требования очень похожи.

Не забудьте о поддержке поставщика

Если все это звучит так, будто, купив одну из этих услуг, вы будете поддерживать себя сами, это не так. Просто особенности внедрения любой услуги видеоконференцсвязи могут настолько сильно варьироваться от предприятия к предприятию, что ваши собственные ИТ-специалисты обычно являются лучшей первой линией поддержки. В конце концов, именно они лучше всего знают систему.

Но помимо того, что ваши ИТ-специалисты должны быть хорошо знакомы с выбранной вами услугой видеоконференцсвязи, вам также нужна надежная поддержка со стороны поставщика услуги. Лучшие службы видеоконференций предлагают поддержку по телефону, электронной почте и чату в дополнение к обширной документации в Интернете. Поддержка конечных пользователей таким образом может стоить дополнительно, но это стоит учитывать, если ваш ИТ-персонал невелик. Еще одним важным фактором является проверка наличия профессиональных услуг, которые помогут обучить как пользователей, так и ИТ-специалистов, а активное сообщество пользователей также может быть хорошим ресурсом.