Контрольный список аудиовизуальных средств: Аудиовизуальное руководство для организаторов мероприятий

Если вы когда-либо были свидетелем яркой презентации, трогательной речи или захватывающего видеопоказа, которые подняли корпоративное мероприятие на новый уровень, вы можете поблагодарить аудиовизуальное оборудование. Аудиовизуальное оборудование - это безмолвный герой многих мероприятий: Оно обеспечивает донесение голоса выступающего до самых дальних уголков помещения, создает соответствующее настроению освещение для конференций и корпоративных семинаров. Универсальное и жизненно необходимое, учет аудиовизуальных потребностей является важной частью процесса планирования мероприятия. Изучите наше полное руководство по аудиовизуальному оборудованию и потребностям для нескольких типов мероприятий, включая простые в использовании, бесконечно настраиваемые контрольные списки, которые вы можете использовать для планирования вашего мероприятия:

Темы:

• Что такое аудиовизуальное оборудование?
• Контрольные списки для мероприятий
• Советы по планированию мероприятий

Что такое аудиовизуальное оборудование?

AV-оборудование - это электронные медиа-устройства и оборудование, которое включает в себя как аудио (звук), так и визуальный (зрение) компонент. AV оборудование жизненно необходимо для мероприятий, включающих презентации, выступления докладчиков, музыку и т.д. Для большинства мероприятий требуется базовое аудиовизуальное оборудование. Что считается "аудиовизуальным оборудованием", зависит от места проведения мероприятия, поэтому важно учитывать уникальное аудиовизуальное оборудование и услуги, которые могут потребоваться вашему мероприятию помимо стандартного набора аудиовизуального оборудования.

Например, корпоративная конференция, на которой компания планирует проецировать логотип на пол, может потребовать определенного типа освещения или специального светового оборудования. Церемония награждения, на которой два ведущих выступают по разные стороны сцены, потребует двух подиумов, двух микрофонов и так далее.

Правильно подобранное аудиовизуальное оборудование может повысить уровень мероприятия или презентации, добавив профессионализм и современные передовые технологии. Поиск, установка и управление аудиовизуальным оборудованием на мероприятии может показаться организаторам сложной задачей, но заблаговременное знакомство с местом проведения мероприятия и четкое информирование о потребностях в аудиовизуальном оборудовании поможет снять тревогу по поводу его использования и обеспечить систему поддержки, необходимую для проведения мероприятия.

Отличное начало при планировании аудиовизуального обеспечения мероприятия - попросить у заведения список аудиовизуального оборудования. Как только вы поймете, какие элементы аудиовизуального оборудования может предоставить ваше заведение для вашего мероприятия, вы сможете добавить или убавить оборудование в соответствии с конкретными потребностями мероприятия.

Список аудиовизуального оборудования

Чтобы начать работу, вот основной контрольный список аудиовизуального оборудования для мероприятий, включая соображения по поводу технических характеристик:

• Микрофоны - проводные или беспроводные, лавальерные, настольные или напольные?
• Внутреннее освещение - Регулируемое в каждом помещении? Необходимо дополнительное освещение?
• Звуковая система - собственная или дополнительная?
• Необходима портативная звуковая система или достаточно штатной?
• Микшерный пульт(ы) - сколько?
• Достаточно ли электропитания или необходимо дополнительное?
• Видеокамеры - сколько?
• Настольные и портативные компьютеры? Сколько?
• Подиум - сколько? С микрофоном(ами) или без?
• Радиостанции двусторонней связи - Возможность приема во всех помещениях?
• Проекторы - встроенные или по специальному заказу?
• Техники - Камера, свет, звук, проектор?
• Экраны - Какого размера? Сколько? Какого типа?

AV для совещаний

Корпоративные встречи за пределами офиса - это желанная смена обстановки по сравнению с привычным конференц-залом вашей компании, но аудиовизуальное обеспечение для встреч может потребовать некоторых особых соображений. Контрольный список аудиовизуальных средств для совещания может включать мониторы, проекторы, встроенные ЖК-дисплеи или экраны, динамики, микрофоны и видеокамеры.

Если на совещании будет присутствовать большое количество людей, подключающихся к сети WiFi, подумайте: Предоставляется ли в данном месте бесплатный WiFi или за него придется платить? Есть ли в помещении "мертвые зоны"? Будет ли вестись прямая трансляция презентаций? Будут ли в этот день проводиться одновременные мероприятия, сильно зависящие от одной и той же сети?

Хорошо спланированная и продуманная установка аудиовизуальных средств может решить многие проблемы, с которыми могут столкнуться участники конференций: от подключения устройств и обмена материалами до обеспечения громкого и четкого звучания презентаций в задней части зала.

Аудиовизуальное оборудование для конференций

Аудиовизуальное оборудование для конференций часто во многом пересекается с аудиовизуальным оборудованием для собраний, но в более широком масштабе. Таким образом, контрольный список аудиовизуального оборудования для конференц-зала будет выглядеть совсем иначе, чем контрольный список оборудования для многозальной конференции или конференции с полным залом. Аудиовизуальное обеспечение конференций может усложниться, если учесть готовность помещений к выступлению, наличие нескольких презентаций или докладчиков, а также дополнительные дни проведения мероприятия, но базовые знания о возможностях вашего помещения и потребностях вашего мероприятия помогут избежать путаницы.

Аудиовизуальные требования к конференц-залу могут включать один или несколько видеоэкранов для проведения видеоконференций, презентаций или просмотра материалов на компьютере. Точный выбор необходимой визуальной системы будет зависеть от масштаба вашей конференции. Для небольших конференций подойдут экраны HDTV, а для больших помещений и групп - проектор и экран. Вам также понадобится аудиосистема, соответствующая размеру помещения: Для небольших конференц-залов достаточно техники, установленной в помещении, для четкого воспроизведения звука с компьютера или камеры. Для более крупных конференций вам, возможно, потребуется установить микрофоны и колонки. Опять же, контекст имеет ключевое значение при планировании аудиовизуальных мероприятий: Звуковая система в специализированном зале для семинаров будет значительно отличаться от того, что доступно в небольшом конференц-зале!

В большом помещении ваш список оборудования для конференций будет включать больше всего: больше колонок, больше микрофонов, больше экранов. Вы также должны четко представлять себе возможности освещения помещения и системы управления, которые могут быть задействованы.

Во время конференции любого масштаба высококачественное звуковое и визуальное сопровождение помогает сфокусировать встречу и четко донести информацию до аудитории. Тщательно спланированная аудиовизуальная установка поможет избежать отвлекающих промахов или сбоев в работе техники, которые в противном случае могут нанести непоправимый ущерб динамике встречи и впечатлениям аудитории.

Контрольные списки аудиовизуальных средств для мероприятий

При планировании любого типа аудиовизуального мероприятия почти наверняка потребуется тщательный контрольный список - или даже несколько! Возможно, вы захотите создать отдельные контрольные списки для каждого этапа планирования аудиовизуального мероприятия, начиная с первого посещения места проведения мероприятия и заканчивая руководством по настройке в день мероприятия. Ниже мы привели несколько шаблонов контрольных списков AV, которые вы можете использовать для создания собственного контрольного списка. Добавляйте или убирайте пункты по мере необходимости, чтобы удовлетворить уникальные потребности вашего мероприятия!

Контрольный список для посещения места проведения мероприятия

Во время посещения места проведения мероприятия вы захотите убедиться в опыте проведения аудиовизуальных мероприятий, в наличии собственного аудиовизуального оборудования и возможностей, а также в политике и возможностях в отношении дополнительного оборудования и технологий. Вот несколько пунктов контрольного списка для начала работы:

• Убедитесь, что фактические размеры помещения подходят для установки необходимого аудиовизуального оборудования.
• Обратите внимание на любые препятствия в помещении, которые могут помешать вашей установке
• Проанализируйте размещение аудиовизуальных средств в соответствии с потоком движения на мероприятии
• Проверьте наличие регулируемого освещения в каждом помещении
• Подтвердите высокоскоростной доступ в Интернет и цену, если применимо
• Подтвердите ширину широкополосного доступа, спутниковые возможности и т.д.
• Изучите список аудиовизуального оборудования, предоставляемого заведением, включая: 
  • Наличие микрофонов, их возможности и типы
  • Звуковая система, если таковая имеется, и ее возможности
  • Наличие и количество экранов
  • Наличие проектора
  • Наличие и количество портативных компьютеров
• Изучите политику заведения в отношении 24-часового пребывания в помещении для установки аудиовизуального оборудования
• Проанализируйте политику безопасности в отношении аудиовизуального оборудования.

Вопросы, которые следует задать вашему заведению или аудио-видео компании 

• Что поставляет само место проведения мероприятия?
• Имеет ли место контракт с конкретным поставщиком? Если да, то допускают ли они сторонних поставщиков?
• Имеется ли собственное электроснабжение?
• Каково расстояние до потолка? Есть ли какие-либо препятствия на потолке, например, люстры? 
• Насколько звуконепроницаемы стены/перегородки?
• Какие элементы помещения могут/не могут быть заблокированы трибунами, сценами, сидениями и т.д.?
• Есть ли известные места, где источники света или неподвижные элементы помещения (колонны и т.д.) могут помешать проекционному экрану?
• Есть ли в помещении освещение, и если да, то где находятся органы управления?
• Есть ли ограничения на освещение сцены?
• Если необходимо специальное освещение, есть ли в помещении возможности для монтажа? 

Руководство по настройке аудиовизуального оборудования

Настал день вашего мероприятия, и волнение витает в воздухе! Но прежде чем вы окунетесь в атмосферу праздника, вам нужно будет позаботиться о настройке вашего аудиовизуального оборудования. Вот руководство по настройке аудиовизуального оборудования для мероприятий, которое поможет вам начать работу над созданием своего собственного:

Вопросы, которые следует задать вашему месту проведения мероприятия или компании, предоставляющей аудиовизуальное оборудование, до начала установки

• Каковы ожидаемые сроки установки?
• Есть ли доступный док и лифт для перемещения тяжелого оборудования?
• Учитывая наши требования, потребуется ли дополнительное электроснабжение? 
• Какое резервное оборудование имеется на площадке? 
• Каково время монтажа/демонтажа и правила безопасности на объекте?
• Есть ли на объекте специалисты по аудиовизуальному оборудованию или техники? Сколько их? В какое время?

Административные задачи перед мероприятием

• Проанализируйте заказ на аудиовизуальное оборудование построчно
• Проанализируйте график установки оборудования в месте проведения мероприятия
• Запланируйте репетицию на месте.
• Составить матрицу потребностей в аудиовизуальном оборудовании на день, час за часом, по залам, включая имя докладчика и тему, если применимо.
• После того, как график будет составлен окончательно, распространите его среди всех заинтересованных сторон заблаговременно.
• Назначьте волонтеров/сотрудников, которые будут присутствовать или контролировать каждую функцию, если это необходимо. 

Контрольный список установки аудиовизуального оборудования на мероприятии 

• Встретьтесь с координатором заведения или контактным лицом для ознакомления с графиком установки и программой мероприятия
• Проконтролируйте загрузку и настройку оборудования, если это применимо
• Ориентация всех волонтеров/сотрудников мероприятия, включая диджеев, музыкантов, докладчиков/презентаторов и т.д. 
• Контролируйте репетицию с техническими специалистами и ключевыми игроками
• Проверьте все аудиовизуальное оборудование для каждой функции
• Проверьте готовность помещений к выступлению, если это необходимо
• Подготовить все помещения и аудиовизуальное оборудование к началу мероприятия.

Контрольный список требований к спикерам/презентаторам

Если на вашем мероприятии будут выступать докладчики или презентаторы, важно как можно раньше и чаще связываться с этими людьми, чтобы определить их требования к аудиовизуальному оборудованию. Составьте контрольный список требований к докладчикам, включающий полный перечень оборудования, необходимого для всех докладчиков/презентеров, а также, если необходимо, разбивку оборудования, необходимого для каждого отдельного докладчика.

Советы по использованию аудиовизуальных средств при планировании мероприятий

Нет предела тому, как могут отличаться требования к аудиовизуальному обеспечению мероприятий в зависимости от типа мероприятия, принимающей компании или группы, а также аудитории. Поэтому мы приводим несколько дополнительных советов по аудиовизуальному обеспечению, которые мы еще не затрагивали:

• Некоторые аудиовизуальные технологии и оборудование могут помочь в продвижении или налаживании контактов, например, интерактивные экраны, прямые трансляции в Twitter или специализированные приложения. Подумайте, может ли ваше мероприятие стать подходящей возможностью для изучения этих интересных и увлекательных аудиовизуальных инструментов! 
• На некоторых мероприятиях может возникнуть необходимость в обеспечении доступности аудиовизуальных средств, таких как экранные субтитры или другие технологии/оборудование для слабослышащих или глухих членов аудитории, аудиовозможности для слабовидящих или слепых людей и т.д. Обязательно полностью изучите потребности ваших слушателей в доступности аудиовизуальных средств, а также то, какие доступные технологии/оборудование может предоставить ваше заведение. 
• Если на мероприятии выступают разные докладчики, у каждого из них могут быть свои требования к аудиовизуальному обеспечению. Обязательно свяжитесь с каждым докладчиком и составьте подробный список их индивидуальных потребностей в аудиовизуальных средствах.

Продажа и монтаж аудиовизуального оборудования - 8 Ом

Когда вы будете готовы спланировать мероприятие с необычной аудиовизуальной установкой и безупречным исполнением, свяжитесь с нами, чтобы начать работу. Мы будем рады согласовать с вами все ваши аудиовизуальные потребности!