Как обосновать необходимость проведения видеоконференций

3 Августа 2020

Офисная видеоконференцсвязь

Видеоконференции в вашей организации повсюду в эфире? Может быть, некоторые сотрудники любят прыгать на импровизированных видеозвонках практически с кем угодно из любой точки мира, даже если они просто в коридоре. С другой стороны, некоторые сопротивляются включению камеры или использованию видеоконференций вообще. Вы можете увидеть разные отделы, предпочитающие разные решения. Если пользовательский интерфейс отсутствует, а видеоконференцсвязь стала серьезной проблемой для вашего ИТ-отдела, вам следует внести некоторые изменения.

Вы знаете, что хотите обеспечить простой, стандартизированный подход в своих конференц-залах, маленьких или больших. Но что вы делаете, когда руководители не делают видеоконференции приоритетными, не понимают преимуществ и не хотят откладывать бюджет для решения проблем сотрудничества вашей организации?

Начните со сбора отзывов пользователей и заинтересованных сторон, изучения и сужения ваших вариантов, а затем представления информации тем, кто примет окончательное решение.

Почему организации должны инвестировать в видеоконференцсвязь?

Вы уже знаете, почему простые в использовании стандартизированные решения для видеоконференций имеют смысл, но важно дать возможность лицам, принимающим решения, воспользоваться долгосрочными преимуществами общей картины.

Видео коммуникации:

  • Является экономически эффективным. Видеоконференцсвязь всегда была хорошим способом сэкономить на командировочных расходах, но рост облачных и программных решений делает ее более доступной, чем когда-либо. Организации также экономят на оборудовании, хранилище данных и недвижимости, размещая растущие дистанционные рабочие места.
  • Улучшает работу. Благодаря видеоконференцсвязи, доступной в любой комнате, с любого устройства, сотрудники могут встречаться и работать с большей скоростью, эффективностью и точностью. В любой момент они могут показать удаленным коллегам актив, продукт, презентацию или все, над чем они могут работать, и попросить совета, разъяснений или помощи. И это только один вариант использования.
  • Имеет больше применений, чем когда-либо. Раньше считалось, что видеоконференции подходят для более официальных встреч сотрудников, клиентов и руководителей. Тем не менее, сейчас он используется для поддержки идей, инноваций и вовлечения сотрудников среди всех видов команд. Будь то плановая или импровизированная, формальная или неформальная, видеоконференция используется почти во всех отделах, включая техническую поддержку, производство и обслуживание на местах.

Как представить кейс для видеоконференций

  • Сообщите заинтересованным сторонам, что вы сделали свою домашнюю работу, и попросите тех, кто уже поддерживает видеоконференции, помочь другим принять участие в работе.
  • Определить заинтересованные стороны. Определите, кому потребуется одобрить покупку видеоконференции. Узнайте, какие детали им нужны, прежде чем принимать решение.
  • Объясните проблему и решение. Поделитесь отзывами пользователей, отчетами об использовании и запросом функций, которые вы собрали ранее. Таким образом, вы можете объяснить заинтересованным сторонам, как проблемы будут решаться с помощью нового решения.
  • Документируйте свое исследование. Отслеживайте, каких поставщиков или решений вы исследовали, отмечая, какие функции соответствуют вашим требованиям. Выделите ваши рекомендации и напишите объяснение вашего решения, чтобы поделиться с заинтересованными сторонами.
  • Обоснуйте инвестиции. В дополнение к изложению преимуществ, упомянутых выше, вы захотите включить анализ затрат / выгод в ваше экономическое обоснование, которое также включает в себя ощутимые затраты и выгоды. С этим анализом вы должны включить все единовременные и периодические расходы. Квалифицированный AV-интегратор также может помочь определить ожидаемую рентабельность инвестиций, которая может помочь в принятии этого окончательного решения.

Группа компаний 8 Ом готова проконсультировать вас по внедрению видеоконференцсвязи в вашу бизнес сферу.

Видеоконференцсвязь (ВКС) в Магазине