8 технологий и систем, которые произведут революцию в вашем конференц-зале

Будущее работы уже наступило, и оно цифровое, эмпатичное, разнообразное и адаптируемое. Однако подготовка к руководству рабочим местом будущего означает не только корректировку убеждений и взглядов. В цифровой среде вам также необходимо сделать виртуальное сотрудничество простым, беспроблемным и интуитивно понятным для местных и удаленных сотрудников и поставщиков.

Цифровизация не означает, что для создания команды можно полагаться на электронную почту, Slack и веб-чаты. Эти инструменты могут помочь вам общаться, но они не дают пространства для обязательств, подотчетности или разрешения конфликтов, которые являются важнейшими функциями команды. Для этого необходимо проводить виртуальные встречи лицом к лицу, которые обеспечивают визуальные подсказки и укрепляют человеческие отношения.

Поэтому часть создания будущего работы - это создание современной системы конференц-залов с эффективным аудиовизуальным оборудованием. Это не означает, что вы должны оснастить зал заседаний роботами и блестящими технологиями для конференц-залов. Вы просто должны создать пространство, способствующее взаимодействию и сотрудничеству в рамках позитивной рабочей культуры. Что вам нужно для создания современного конференц-зала?

1. Модернизируйте ваши соединения

Все самые современные технологии для конференц-залов, которые вы можете купить за свой бюджет, не спасут вас от мигающего интернет-соединения. Обрывы звонков, пикселированное видео и неровный звук не впечатлят клиентов, разочаруют поставщиков и приведут к потере времени сотрудников. К счастью, слабый Wi-Fi или перегруженная полоса пропускания - это проблемы, которые легко предвидеть и предотвратить. Поговорите со своим ИТ-отделом или аутсорсинговым поставщиком управляемых услуг о том, как улучшить вашу сеть, чтобы обеспечить надежность и скорость корпоративного уровня. Хороший поставщик ИТ-услуг не станет просто вырывать старое оборудование и заменять его новейшим. Вместо этого он тщательно оценит слабые места ваших текущих систем в сравнении с вашими предполагаемыми потребностями, чтобы дать рекомендации по новым подключениям с учетом бюджета.

2. Выберите правильное сочетание микрофонов и динамиков

Звук - это самая сильная связь между людьми. Именно поэтому любой хороший звукорежиссер скажет вам, что качество звука более важно для удержания зрителей, чем качество видео. Люди будут терпеть пикселированное видео, но как только звук исказится, они уйдут. Если вы ведете прямую трансляцию конференции, это может означать, что зрители буквально выключают вас, но если вы проводите встречу на месте, это может означать, что они уходят мысленно и творчески, оставаясь в комнате. В любом случае, плохое качество звука приводит к нефункциональной обстановке.

Вы можете избежать этой проблемы, приобретя правильное сочетание качественных микрофонов и колонок. Чтобы определить, какое аудиооборудование вам необходимо, примите во внимание декор и назначение вашей комнаты. Шторы, ковер и стулья могут влиять на качество звука. Ваша комната построена и обставлена так, чтобы поглощать звуковые волны? Выбирайте более качественное оборудование. Если все сидят за столом в небольшой комнате, то один всенаправленный микрофон вполне подойдет. В более просторном помещении с прогуливающимися людьми вам лучше встроить микрофоны и динамики в потолок, как часть дизайна конференц-зала. Обратите внимание на технологию шумоподавления и микрофон с технологией формирования луча, поскольку эти опции могут оказаться полезными в зависимости от обстановки.

3. Инвестируйте в качественный экран

Качественный экран, установленный на уровне глаз или около того, когда вы стоите.

То, что звук превосходит видео в матче "лоб в лоб", не означает, что при покупке оборудования для конференц-зала можно экономить на экране. Большая часть ценности конференц-связи обусловлена способностью участников замечать визуальные сигналы, чувствовать связь со своими коллегами и обмениваться презентациями и рабочими экранами. Для этого необходим экран, который практически не скрывается между участниками. Выбор подходящего экрана зависит от размера помещения и другого оборудования конференц-зала. Для небольшой комнаты, вероятно, будет достаточно экрана 42-50 дюймов. В зале заседаний обычного размера может потребоваться один или два дисплея с диагональю 60-94 дюйма или, возможно, небольшая видеостена 1х3 или 2х2. В аудитории, скорее всего, понадобится что-то гораздо большее, возможно, видеостена или лазерный проектор высокого класса. Убедитесь, что экран обеспечивает отображение 4K и высококачественный звук. При обустройстве помещения необходимо установить экран на уровне глаз или около него.

4. Настройка и использование интерактивной доски

Интерактивная доска - неотъемлемая часть американской повседневной жизни. Цифровые аборигены в вашей компании пользуются интерактивными досками с тех пор, как они выучили слова на память во время кружка в первом классе. На деловых встречах эти устройства особенно полезны, когда вы проводите мозговой штурм, создаете рабочие процессы или составляете оценки. Интерактивные доски очень важны для проведения эффективных совещаний с участием персонала за пределами офиса, поскольку вы можете писать прямо на доске, используя множество цветов, делать аннотации к документам или веб-сайтам.

Компании, продающие аудиовизуальные системы для конференц-залов, предлагают множество различных видов интерактивных досок. Возьмем, к примеру, Google Jamboard. Эта 55-дюймовая цифровая доска оснащена стилусом и маркером для совместной работы в облаке, а поскольку Jamboard совместима с Google, вызвать Google Doc не составит труда. Microsoft Surface Hub работает примерно так же, как Jamboard, но он построен на основе пакета инструментов Microsoft Office. Cisco Webex Board содержит функцию, позволяющую сотрудникам сотрудничать, используя любую смарт-доску в офисе. EliteBoard использует совершенно иной подход к интерактивным доскам. Вместо того чтобы вешать на стену большой 55- или 70-дюймовый дисплей, решение EliteBoardпревращает любую стену в мультисенсорный центр совместной работы шириной от 7 до 60 футов. Узнайте, какая интерактивная доска лучше всего подходит для вашего конференц-зала и офиса, и инвестируйте в нее.

5. Обеспечьте своевременный и оперативный ремонт и поддержку системы av

Ваше оборудование для конференц-зала нуждается в регулярной поддержке и обслуживании. Справится ли с этим ваш штатный ИТ-отдел? Если нет, то стоит ли добавить в штат сотрудников, специально занимающихся av-поддержкой конференц-залов? Или вам следует расширить контракт с поставщиком управляемых услуг? Правильный ответ будет зависеть от подхода вашей компании к ремонту и обслуживанию информационных технологий. Помните, что ваша стандартная команда специалистов по компьютерным технологиям может не иметь опыта работы с аудиовизуальным оборудованием конференц-залов. Вам нужен специалист, который может выполнять установку, обслуживание, ремонт, модернизацию и обучение. Как и в случае с большинством видов технологической поддержки, не стоит полагать, что подход "по требованию" сработает. Вашему офису требуется преданная, знающая команда, которая будет поддерживать бесперебойную и эффективную работу аудиовизуального оборудования.

6. Обеспечьте простое планирование конференц-зала

Ваш административный персонал хочет быть уверен, что нужные люди получат нужные комнаты и в нужное время. Вы можете помочь в этом, упростив планирование конференц-зала с помощью чего-то лучшего, чем листы регистрации, Google Docs и электронная почта. Многие программные пакеты позволяют сотрудникам планировать конференц-зал прямо со своих личных устройств.

Панели расписания, установленные снаружи переговорных комнат, также могут упростить процесс бронирования встреч. Позволяя любому сотруднику вашей организации видеть, свободна ли комната или используется, вы минимизируете разочарования, связанные с тем, что сотрудники дважды бронируют комнату или не могут найти удобное место для встречи. Панели планирования также отображают предстоящие встречи и свободные временные интервалы, позволяя пользователям забронировать встречу прямо на месте. Найдите систему панели планирования, которая интегрируется с приложением календаря вашей организации, позволяя пользователям резервировать помещение при создании приглашения на встречу.

7. Обучайте сотрудников, как пользоваться технологией, даже если она заявлена как удобная для пользователя

Одна из самых больших проблем, которую мы слышим от новых клиентов, заключается в том, что технологии и системы в их конференц-залах не удобны для пользователей - как правило, потому что они устарели. Поскольку никто на рабочем месте не знает, как пользоваться аудио-видео системами конференц-зала, они не используются.

Хорошая новость - большинство современных технологий очень удобны в использовании. Вам просто нужно обновление! Мы рекомендуем Crestron Room и AMX Room, обе системы управления с сенсорными панелями, которые позволяют пользователям управлять всем - от видеорешений для конференц-залов до освещения и дисплеев - простым прикосновением. Кроме того, убедитесь, что используемые вами системы и технологии хорошо сочетаются друг с другом - некоторые решения лучше всего работают в паре с другими, поэтому проконсультируйтесь с вашим AV-интегратором конференц-зала, чтобы минимизировать будущие технологические сбои. Ваш интегратор запрограммирует ваши новые системы с учетом простоты и удобства использования, обеспечивая их практически безошибочную работу.

Хотя технология конференц-зала должна быть максимально удобной для пользователя, все же важно научить своих сотрудников пользоваться установленными инструментами. Обучите их, например, тому, как присоединиться к конференц-связи, и дайте им практический опыт работы с сенсорными экранами. Покажите им, как работать с главной сенсорной панелью. Проводите занятия как в больших группах, так и один на один, и дайте людям возможность потрогать и использовать оборудование под присмотром до наступления ответственного дня. Час, потраченный на обучение сейчас, может спасти вас от испорченного совещания позже.

Чем комфортнее и компетентнее члены вашей команды будут чувствовать себя с имеющимися у вас инструментами, тем больше вероятность того, что они будут их использовать, что в конечном итоге сделает страшный опыт работы в переговорной комнате более эффективным и приятным.

8. Улучшите обмен контентом с помощью беспроводной презентационной системы

Контент с ноутбука, планшета или телефона обычно является центральным элементом любой встречи, независимо от того, объединяете ли вы рабочие группы в видеоконференции или проводите встречу между людьми, находящимися в здании. При правильном проектировании в большинстве конференц-залов можно разместить один или несколько кабельных соединений HDMI для ноутбука, обычно с помощью откидной крышки, встроенной в стол или, по крайней мере, пластины на стене.

Хотя жесткое кабельное соединение должно быть основным элементом любой переговорной комнаты, оно часто создает ограничения и проблемы. Во-первых, только один человек за раз может показать свой экран. Затем возникает неудобство, связанное с передачей кабеля, чтобы дать возможность кому-то другому воспользоваться экраном, или с необходимостью поменяться с кем-то местами, потому что вы сидите слишком далеко от откидной крышки, чтобы кабель мог дотянуться до нее. Кроме того, кабели HDMI изначально подключаются только к ноутбуку. Если вы хотите подключить планшет или телефон, вам придется иметь под рукой специальный адаптер.

Мы все так привыкли подключать наши телефоны к Bluetooth, чтобы слушать музыку или совершать телефонные звонки, почему бы не сделать то же самое для обмена контентом? Вот тут-то и приходит на помощь беспроводная презентационная система. Беспроводные презентационные системы, такие как Solstice и Airmedia, упрощают подключение контента к экрану. Эти системы позволяют всем присутствующим в комнате подключить свой ноутбук, телефон или планшет, используя либо загруженное приложение, либо встроенные возможности совместного использования экрана, уже встроенные в устройства Windows, MAC, Android и iOS.

Помимо простого устранения ограничений, беспорядка и отвлекающих факторов, связанных с прокладкой кабелей и поиском адаптеров, беспроводные презентационные системы могут предложить множество дополнительных возможностей. Например, все присутствующие в комнате могут подключаться и совместно использовать свой экран, можно одновременно видеть несколько экранов, а члены команды, находящиеся в других местах, также могут подключаться и совместно использовать экран. Кроме того, когда комната не используется, беспроводные презентационные системы могут выводить на экран информационные и аварийные сообщения, если это необходимо.