Эффективное деловое сотрудничество является ключевым фактором для повышения производительности труда сотрудников и обеспечения того, чтобы все в пресловутой лодке плыли в правильном направлении. Создание частных конференц-залов, где сотрудники могут собираться и обмениваться информацией о состоянии дел, может стать отличным способом улучшить сотрудничество на рабочем месте. Однако существует множество препятствий для создания эффективного пространства для совещаний в офисе, включая:
Решение этих проблем может стоить того, чтобы создать больше возможностей для эффективного сотрудничества. Например, журнал Small Business Trends отмечает, что совместная работа обеспечивает более эффективные процессы, позволяя "сотрудникам сосредоточиться на конкретных частях вашей миссии в определенное время - без дорогостоящего дублирования или пробелов". Это может сэкономить время и деньги в долгосрочной перспективе, делая бизнес в целом более конкурентоспособным.
При обустройстве зала заседаний, небольшой комнаты для совещаний, учебного класса или многоцелевого помещения очень важно учитывать назначение помещения и его желаемую функциональность, чтобы добиться наилучших результатов.
Например, сколько (и какие типы) техники потребуется? Потребуется ли одной или нескольким конференц-платформам передавать контент на дисплей? Будет ли контент отображаться с одного устройства в зале или с помощью персональных устройств, или с обоих устройств? Потребуется ли нескольким участникам совместное использование контента на дисплее в разное время в ходе собрания?
Вот краткий список некоторых лучших практик, которые помогут вам выбрать правильные варианты обустройства конференц-зала, чтобы максимально эффективно использовать технологию в вашем бизнесе:
Одна из первых вещей, которую необходимо учесть при составлении контрольного списка оборудования конференц-залов, - это то, насколько большими или маленькими должны быть конференц-залы в ваших офисах. Если все ваши команды состоят из четырех-семи человек, которые ежедневно встречаются для командных совещаний, скорее всего, им не нужен большой зал заседаний на 20+ человек - такое большое пространство было бы пустой тратой денег и ресурсов.
На самом деле, многие компании переключают внимание с больших конференц-залов на создание множества небольших помещений для встреч своих команд. Согласно данным компании Logitech:
"Ожидается, что количество малых и средних конференц-залов будет расти гораздо быстрее (48%, 41%), чем больших (27%). Более того, за последние 24 месяца респонденты опроса сообщили, что количество больших комнат уменьшилось наиболее заметно (12%) по сравнению со средними (3%) и малыми (1%) комнатами".
Использование двух или трех малых и средних конференц-залов вместо одного большого зала заседаний позволяет компаниям планировать большее количество одновременных совещаний с меньшим риском двойного бронирования. Это помогает облегчить деловое сотрудничество для отдельных команд.
Таким образом, при проектировании конференц-залов важно учитывать размер команд, которые будут проводить там совещания, но не менее важным фактором является рассадка в зале. Например, если в центре зала установлен большой экран, на котором будут демонстрироваться презентационные материалы, каждый участник должен иметь возможность смотреть на экран и с легкостью читать его содержимое - в противном случае некоторые участники могут не воспользоваться представленными материалами. Для особенно больших конференц-залов, учебных аудиторий или многоцелевых помещений один дисплей, каким бы большим он ни был, может оказаться неэффективным. В таких случаях может потребоваться несколько дисплеев, чтобы каждый человек в комнате мог адекватно воспринимать презентационные материалы.
Одним из наиболее важных вариантов обустройства конференц-зала, который вам следует рассмотреть, является использование звукоизоляции. В любом офисном помещении фоновый шум очень легко может стать отвлекающим фактором. В закрытой переговорной комнате шум из офиса может стать серьезным помехой, не позволяя сотрудникам четко слышать презентации или сосредоточиться на повестке дня собрания. Это препятствует эффективному деловому сотрудничеству и ограничивает продуктивность совещаний.
Звукоизоляция конференц-зала может стать отличным способом повысить эффективность совещаний за счет снижения слуховых отвлекающих факторов. Одним из методов является использование активных систем маскировки звука, которые помогают уменьшить отвлекающие фоновые разговоры и повысить общую конфиденциальность речи.
Все больше организаций принимают ту или иную форму стратегии "удаленной работы" или "работы из дома", которая использует технологические решения, позволяющие сотрудникам эффективно работать вне офиса. Это вносит новую изюминку в организацию конференц-зала: необходимо разместить сотрудников за пределами офиса, чтобы они могли участвовать в офисных совещаниях, а также обмениваться, просматривать и редактировать презентационные материалы в режиме реального времени, что является истинной сутью совместной работы.
Ресурсы телеконференций являются обязательным условием для современных сотрудников. Однако многие компании сталкиваются с проблемой обеспечения эффективных вариантов теле- и/или видеоконференций для своих сотрудников.
При проектировании конференц-зала для проведения эффективных телеконференций необходимо учитывать следующие ключевые моменты:
Даже если в офисе есть несколько конференц-залов для проведения совещаний сотрудников, всегда есть риск, что комната может быть случайно забронирована дважды - особенно когда различные команды проводят много внутренних совещаний или телеконференций с клиентами.
Чтобы предотвратить двойное бронирование конференц-зала, важно иметь решение по планированию конференц-залов, которое позволит всем видеть, когда комнаты свободны, и планировать свои встречи заблаговременно.
Хотя для этого полезно использовать онлайн-инструмент для планирования комнат, важно также иметь рядом с конференц-залом дисплей, который можно использовать для проверки наличия свободных комнат и для регистрации входа или выхода из комнаты по мере необходимости. Например, сотруднику звонит клиент, и ему необходимо уединиться в небольшой конференц-зал. Сенсорный экран возле двери конференц-зала/комнаты для совещаний позволит сотруднику узнать, свободна ли комната в данный момент (и на какой срок), и войти в комнату, чтобы она была отмечена как занятая на время совещания.
Наличие решения для планирования помещений значительно упрощает управление конференц-залами и предотвращает проблемы, которые могут помешать проведению совещаний сотрудников.
Плохое освещение может помешать проведению совещаний сотрудников, так как участники совещания не могут разглядеть представленные материалы из-за слишком яркого или слишком темного освещения. Например, если зал заседаний имеет окно, выходящее на улицу, солнечные блики могут ослепить участников и затруднить восприятие материалов, отображаемых на цифровом дисплее. Особенно яркое освещение может создавать блики на экране, что также затрудняет восприятие.
С другой стороны, в слишком темном помещении сотрудникам сложнее делать заметки вручную или просматривать презентационные материалы на доске. Затемненные помещения также могут вызывать напряжение глаз у сотрудников, что снижает их продуктивность после совещаний.
Поэтому важно иметь полный набор инструментов для управления освещением в конференц-зале, включая:
В качестве альтернативы диммерам в некоторых конференц-залах могут использоваться светодиодные светильники с регулируемым уровнем мощности и голосовым управлением для создания "умного" решения для конференц-зала.
