Виртуальное мероприятие

Из-за ограничений Covid-19 почти все обычно живые мероприятия приходится проводить полностью виртуально. События прошлого года оказали беспрецедентное влияние практически на все сферы нашей повседневной жизни, и сфера мероприятий не является исключением.

Поскольку масштабные мероприятия становятся невозможными в ближайшем (а возможно, и отдаленном) будущем, организаторам событий приходится быстро адаптироваться, внезапно сталкиваясь как с физическими ограничениями, так и с обширным цифровым спросом.

Учитывая эти новые требования и проблемы, многие могут задаться вопросом, как виртуальные мероприятия могут иметь такое же влияние, как и их очные предшественники.

Эта статья призвана приоткрыть завесу над тем, как эффективно (и незабываемо) провести виртуальное мероприятие в течение этих трех этапов:

• Предварительная подготовка: Задаем правильные вопросы об аудиовизуальных средствах
• Приобретение нужных инструментов
• Создание правильной команды

Предварительное производство - как задать правильные вопросы

Предварительная подготовка

Виртуальные мероприятия не следует недооценивать. Поскольку во время виртуального мероприятия меньше возможностей для устранения неполадок и импровизации, предварительная подготовка должна быть тщательной.

На самом деле, для успешного проведения виртуального мероприятия требуется в три-четыре раза больше предварительной подготовки, чем для очного мероприятия. Это потому, что если каждая минута и каждая секунда шоу не спланирована, вы уже отстали.

Планировщики виртуальных мероприятий подобны мастерам шахмат - они всегда должны быть на пять шагов впереди. И такая интенсивная подготовка заключается в том, чтобы задать себе правильные вопросы задолго до того, как вы начнете делать закупки и подбирать ведущих.

Вот лишь некоторые из них, которые вы должны задать своей команде:

• Будет ли эта сессия действительно живой, или фрагменты будут предварительно записаны?
• Какие ресурсы (оборудование, программное обеспечение, рабочая сила и т.д.) используются для производства шоу прямо сейчас?
• Какие технологии и субподрядные компании используются для поддержки этого мероприятия?
• Сколько технических специалистов работает над производством этой сессии? И сколько их нужно для управления всей онлайн-конференцией?
• Как мы будем размещать потенциальных слушателей и докладчиков в разных часовых поясах во время прямых трансляций?

Как и в случае любого мероприятия, вы должны планировать худшее, даже в виртуальной сфере. Если у вас нет опыта в планировании виртуальных мероприятий, вы можете не знать, чего именно ожидать в худшем случае.

Вот некоторые казусы и сбои, характерные только для виртуальных собраний, к которым вам следует подготовиться:

• "Zoom-bombing" - Если вы используете какую-либо потоковую платформу, вы можете столкнуться с явлением, известным как "zoom-bombing", когда злонамеренные незнакомцы без приглашения входят на ваше онлайн мероприятие и пытаются его сорвать. Обязательно создайте комнаты ожидания, специальные приглашения в виртуальные переговорные комнаты или пароли, чтобы избежать этой неприличной встречи. А еще лучше - не полагайтесь на стороннее программное обеспечение для видеоконференций, используйте платформу, в которую оно включено.
• Сбой сети - Убедитесь, что у вас есть резервный план и технические специалисты на случай сбоев или замедления работы сети во время мероприятия. Заранее уточните у организаторов, включены ли в их контракт такие возможности.
• Перебои в подаче электроэнергии - убедитесь, что ваш командный центр готов к любым перебоям в подаче электроэнергии или сбоям в работе серверов, которые могут повлиять на потоковое вещание, управление или аудиовизуальные возможности. Эти меры предосторожности могут включать привлечение специализированного персонала по вызову или приобретение резервного генератора.
• Зал ожидания - Если вы организуете залы ожидания для своих виртуальных встреч, убедитесь, что у вас есть система или дежурный сотрудник, который будет постоянно проверять и допускать участников к участию в виртуальной встрече. Нет ничего хуже, чем быть посетителем платной онлайн-конференции и застрять в пустом виртуальном зале ожидания.
• Задержка и отставание в потоковой передаче - Виртуальные мероприятия обычно проводятся с задержкой в 15-30 секунд, чтобы учесть переходное время, ошибки и технические трудности. Однако это создает проблему для вовлечения и взаимодействия с аудиторией в режиме реального времени. Убедитесь, что у вас есть система, позволяющая ставить вопросы аудитории в очередь и плавно переводить их в программу.

Использование правильных инструментов и технологий

Хотя может показаться, что технологические требования к виртуальным мероприятиям ограничиваются потоковым видео и хорошим интернет-соединением, реальность гораздо сложнее. Для проведения виртуальных мероприятий требуется не только оборудование, схожее с оборудованием для проведения мероприятий на месте, но и технические средства, уникальные для данной среды.

Вот некоторые технические средства и оборудование, которые вам понадобятся для проведения отличного виртуального мероприятия без каких-либо препятствий на цифровой дороге:

• Надежные компьютеры и серверы - Когда речь идет о виртуальных мероприятиях, время решает все. Ваша съемочная группа будет проводить мероприятие в специальном командном центре, где им потребуется достаточная вычислительная мощность для проведения шоу и потоковой трансляции для тысяч участников.
• Программное обеспечение для отображения команд - аналогично, вам понадобится программа для консолидации различных онлайн-просмотров мероприятия на одних и тех же компьютерах и серверах. В Vario мы используем Bitfocus Companion для управления всеми дисплеями.
• Программное обеспечение для микширования вещания - Чтобы управлять множеством входов, направлений и звуковых дорожек, которые происходят одновременно во время трансляции, воспользуйтесь специализированным программным обеспечением для микширования, таким как vMix.
• Аудиовизуальное оборудование - Убедитесь, что качество вашего видео будет на высоте, используя самое современное видео- и записывающее оборудование.
• Программное обеспечение для прямой трансляции - Вам понадобится программное обеспечение для прямой трансляции, способное поддерживать сотни или даже тысячи зрителей. Попробуйте vMix, Webex или Zoom для трансляции удаленных докладчиков.
• Платформы для виртуальных конференций - Для дальнейшего взаимодействия в реальном времени используйте собственный сайт платформы для виртуальных конференций или платформы для прямых трансляций с функциями чата, такие как YouTube, Twitch и другие. Вы также можете отправить сигнал ретрансляции в другие сети, например, в крупные новостные издания, чтобы они поделились им в прямом эфире со своими сетями.
• Надежная сеть - Вы будете вести потоковое вещание из WAN (глобальной сети), поэтому вам необходимо предусмотреть резервирование при трансляции вашего мероприятия. В Vario мы ведем потоковое вещание по двум резервным оптоволоконным линиям, чтобы всегда быть на связи.
• Приложение для мероприятия - не ограничивайте свою коммуникационную платформу веб-сайтом мероприятия или сервисом потокового вещания. С помощью приложения ваши потенциальные посетители смогут общаться, выбирать расписание мероприятия и задавать вопросы через удобный портал. Этот инструмент особенно необходим, если вы проводите встречи или презентации, которые накладываются друг на друга.

Подготовка места проведения мероприятия

То, что ваши слушатели не присутствуют лично, не означает, что вам не нужно обеспечить место проведения мероприятия.

Даже если вы полностью записываете все свои презентации, вам все равно необходимо найти места для проведения различных демонстраций, семинаров и панелей, которые вы будете транслировать целевой аудитории.

Они требуют такой же тщательности, как и очные презентации, если не больше:

• Звук должен быть четким и установлен на соответствующую громкость.
• Качество изображения должно быть высокой четкости и сбалансированным по цвету.
• Освещение должно быть приятным как для выступающего, так и для места проведения презентации.
• Позаботьтесь о том, чтобы сцена, подиум и помещение - даже в минимальной степени - были оформлены с продуманной эстетикой, соответствующей имиджу и тематике вашего бренда.

Хотя ваша целевая аудитория может не иметь возможности потрогать или понюхать место проведения мероприятия, она все равно может его увидеть. Убедитесь, что это то, на что стоит посмотреть (и за что стоит заплатить деньги).

Создание правильной команды

Для успешного и беспроблемного проведения виртуального мероприятия требуется специализированная и опытная команда. Хотя некоторые функции могут совпадать с функциями, выполняемыми на очных мероприятиях, их обязанности и задачи не одинаковы.

Когда речь идет о создании идеального персонала для вашего мероприятия, нельзя подходить к нему так же, как к очному. Уникальная среда проведения мероприятия предъявляет уникальные требования к персоналу.

Вот некоторые из ролей, которые вам понадобятся, но о которых вы, возможно, даже не задумывались:

• Ведущий шоу, который ведет шоу за кулисами.
• Виртуальный эмчеэс, который ведет мероприятие и помогает ведущим плавно переходить от одного ведущего к другому
• оператор видеокоммутатора, который микширует все шоу
• Аудиомикшер, который управляет всеми микрофонами, звуковыми переходами и отключением звука.
• Бортпроводник, который работает с различными ведущими мероприятия
• Менеджер по поддержке участников для решения вопросов и проблем участников в день мероприятия
• Технический директор, который управляет моментом шоу.
• Инженер по видеотрансляциям для поддержания силы и четкости изображения в режиме реального времени.