Чего больше всего боятся при проведении виртуальных или гибридных мероприятий? Без сомнения, именно страх перед технологией отталкивает большинство людей от этой идеи. Сейчас самое время посмотреть этим страхам в лицо, поскольку индустрия мероприятий переходит в новый мир. Некоторые говорят, что этот мир уже давно наступил, и только страх сдерживает нас.
Чтобы помочь вам определиться, взгляните на топ-5 часто задаваемых вопросов, на которые наша команда отвечает прямо сейчас.
Несомненно, вы сэкономите на проезде, стоимости помещения, кейтеринге, проживании и прочих личных элементах. Тем не менее, вам придется учесть увеличенное время на планирование и, возможно, большую производственную команду. Это все равно, что перейти от планирования 15-минутными блоками к планированию за секунды - или от планирования дня конференции к планированию телепередачи в прямом эфире. Время становится более критичным. Большинство виртуальных и гибридных мероприятий требуют высокого уровня предварительного планирования и тестирования - все это требует времени.
Это довольно сложно, если вы не занимались этим раньше. Как только вы пройдете через процесс преобразования мероприятия из живого в виртуальное, вы начнете менять свое мышление, что может сократить время планирования следующего мероприятия. Это зависит от типа мероприятия, которое вы планируете, но работа по подробным и тщательным планам с опытными менеджерами проекта и техническими специалистами является залогом успеха вашего мероприятия.
Как и при планировании любого другого мероприятия, вы должны убедиться, что задали правильные вопросы до начала работы. Наш главный совет, когда речь идет о конфиденциальной информации, заключается в том, чтобы запросить: безопасную ссылку, защиту именем пользователя/паролем, возможность доступа для одного пользователя, потоковую передачу через зашифрованное соединение и, возможно, рассмотреть возможность управления цифровыми правами.
Еще один момент - планирование резервирования. Вы должны убедиться, что у вашего мероприятия есть план B и план C на случай отказа какого-либо элемента. Например, в некоторых местах проведения мероприятий плохое интернет-соединение, и тогда в ход идет план А! Убедитесь в том, что каждый угол охвачен, а ваш контент в безопасности и сохранности, и никогда не действуйте без плана Б.
Постарайтесь понять, где будет храниться ваш контент, чтобы вы могли отследить, что с ним произойдет после окончания мероприятия. Вы должны убедиться, что планируете надежное хранение контента, если он будет использоваться по модели "по требованию", или как долго он будет храниться, если он вам больше не нужен.
Когда ваше виртуальное или гибридное мероприятие будет завершено, возможно, вы захотите продлить жизнь вашего контента, предлагая его "по требованию", чтобы вы могли продолжать получать прибыль или привлекать более широкую аудиторию.
Настройка безопасной регистрации на вашем мероприятии - лучший способ сохранить конфиденциальность мероприятия для приглашенных участников. Это также позволит вам получить данные о том, кто и сколько времени присутствовал на мероприятии. Вы также можете записывать любые сессии вопросов и ответов для своих записей.
Сбор данных о посещаемости мероприятия необходим для оценки окупаемости инвестиций и понимания того, какая сессия прошла успешно, а какая нет, чтобы помочь спланировать будущие мероприятия. Подумайте, какой сбор данных вам необходим, нужна ли вам индивидуальная страница регистрации и быстрые отчеты, соответствующие вашим требованиям.
Это трудно представить, если вы раньше не проводили подобные мероприятия. Мы знаем, что каждая аудитория отличается от другой, но все они любят, когда их вовлекают. У вас есть множество вариантов, когда речь заходит об интерактивности аудитории, но корректировка того, как вы формируете повестку дня, имеет первостепенное значение для успеха.
Рассмотрите возможность проведения более короткой сессии презентации (которая может быть предварительно записана) с живым, но более продолжительным, чем обычно, вопросом-ответом. Если вы хотите, чтобы люди обращались к документам и презентационным материалам, на вашей целевой странице можно разместить файлы для скачивания. Используйте опрос как инструмент, который позволяет всем принять участие в опросе с почти мгновенными результатами, которые все могут увидеть.
Используйте ведущего прямого эфира и "подключите" к дискуссии других участников, вы можете предоставить им вопросы, предварительно присланные аудиторией. Добавьте несколько веселых элементов, таких как викторина "Тривия" или развлекательные сессии. Подумайте об интеграции с социальными сетями, чтобы аудитория могла оставлять фотографии и комментарии.
Пусть вас не пугают технологии. Просто убедитесь, что у вас на борту есть правильные партнеры, которым вы можете доверить проведение вашего мероприятия на желаемом уровне профессионализма. Большие или маленькие, 8 Ом делает их все. Так что если вам нужен совет или помощь в организации следующего виртуального или гибридного мероприятия, позвоните нам.
