За последний год все больше предприятий работают с удаленными и гибридными командами. Одновременно с этим развивается программное обеспечение, которое обеспечивает бесперебойную связь и видеосотрудничество. Независимо от того, являетесь ли вы малым предприятием или корпорацией, видеоконференции, скорее всего, стали важной частью вашего общения с коллегами, клиентами, потенциальными клиентами и другими сотрудниками.
Итак, какое оборудование вам необходимо для проведения видеоконференций в режиме реального времени? И как решить, что является "обязательным" для видеоконференций, а что просто необходимо? Мы расскажем вам обо всем этом в этой статье:
Хотите получить отличный опыт видео- и аудиосвязи? Продолжайте читать.
Онлайновые переговорные комнаты и технологии позволяют объединять команды более эффективно, чем когда-либо прежде. Но, как и все хорошее, видеоконференции имеют свои проблемы, если у вас нет правильной настройки.
Программное обеспечение для видеоконференций облегчает совместную работу членов вашей команды, как удаленных, так и офисных, но только при условии хорошего подключения к Интернету. Никто не хочет страдать от задержки конференц-связи, поэтому перед началом работы проверьте свой интернет!
Сотрудники, участвующие в видеоконференции в офисе, могут не испытывать проблем с подключением, поскольку они будут подключены непосредственно через сеть компании. Но удаленные работники находятся во власти своих собственных устройств и настроек.
Не секрет, что решения для видеоконференций отлично подходят для объединения удаленных и рассредоточенных сотрудников. Но с удаленными работниками и гибкостью в использовании устройств (BYOD) возникает больше проблем. Чем больше устройств использует каждый, тем сложнее обеспечить бесперебойную работу.
Это одна из основных причин, почему платформы "все в одном" становятся так популярны. Просто лучше иметь одно программное обеспечение, которое позволяет совершать телефонные звонки, проводить видеоконференции и отправлять сообщения своей команде - все в одном месте.
Больше не нужно переключаться между различными приложениями и входить в пять разных инструментов.
Большинство программ для видеоконференций позволяют присоединиться к онлайн-встрече через веб-браузер, что очень удобно, поскольку вам не нужно ничего загружать.
Но знаете ли вы, что есть приложения для видеоконференций, которые даже позволяют провести встречу через веб-браузер (со всеми функциями, которые были бы доступны в настольном или мобильном приложении)?
Одна из самых больших проблем при работе удаленной команды, разбросанной по разным часовым поясам? Ваша видеоконференция должна быть запланирована на время, которое подходит всем (или как можно большему количеству участников).
Совет: если вы используете такие инструменты, как Google Calendar для планирования видеовстреч, то, создавая приглашение, вы сможете видеть календари и часовые пояса других людей.
Ваш бизнес нуждается в защите данных компании и клиентов. И каждый раз, когда вы ведете бизнес в Интернете, ваши данные подвергаются риску. Вы наверняка слышали обо всех историях, когда люди взламывали собрания Zoom и домогались участников или размещали непристойные сообщения на общем экране.
Есть несколько правил, которые помогут предотвратить это (или, по крайней мере, минимизировать вероятность этого).
Во-первых, убедитесь, что ваше программное обеспечение для видеоконференций оснащено функциями безопасности, например, защитой собраний паролем.
Другой способ - искать функции, позволяющие ведущему совещания отключать звук, удалять нежелательных участников и блокировать совещание после прибытия участников.
Эти базовые функции позволят вам не допускать незваных людей на ваши собрания и поддерживать хороший базовый уровень безопасности.
Итак, теперь, когда мы разобрались с этим, давайте рассмотрим оборудование и аппаратные средства, которые вам понадобятся.
Если вы проводите видеоконференции для работы - особенно если вам нужно встречаться с клиентами и потенциальными клиентами - вам понадобится хорошее аудио и видео. Ведь это не обычный семейный разговор по Skype. Вот несколько вещей, на которые следует обратить внимание.
Вы наверняка уже пользовались веб-камерой. И вы наверняка сталкивались с нечетким или пикселизированным видео, что не добавляло вам приятных впечатлений.
Но когда вы проводите видеоконференцию с клиентом, лучше не оставлять качество видео на усмотрение встроенных веб-камер ноутбуков.
В зависимости от ваших предпочтений и ожиданий ваших клиентов или потенциальных клиентов, вам нужно как минимум HD-видео, а может быть, даже 4K.
Для тех из нас, кто работает в гибридных средах, камеры для видеоконференц-залов должны обладать хорошей гибкостью в том, как и где их можно установить. Если вы покупаете камеры для конференц-залов, обратите внимание на такие возможности, как регулируемая точка обзора, широкий угол обзора и дистанционное управление. (О, и убедитесь, что у вас есть подходящие кабели и разъемы для конференц-зала. Вы же не хотите, чтобы все было смонтировано и настроено, а вы только поняли, что вам не хватает кабеля HDMI).
Если говорить о наушниках, то технически они не являются обязательным предметом первой необходимости, поскольку ваш ноутбук или компьютер, скорее всего, оснащен встроенными динамиками.
Но если вы собираетесь постоянно находиться в комнате для совещаний или принимать видеоконференции на ходу, они вам понадобятся. (К тому же, это отличный способ устранить эхо от микрофона во время видео- и аудиоконференций).
На совещании очень важно, чтобы собеседник мог четко вас слышать.
Как правило, для разных помещений нужны разные микрофоны. Например, микрофоны для конференц-залов должны иметь диапазон охвата 360 градусов, чтобы они могли уловить голос любого человека, независимо от того, где он сидит в комнате.
Некоторые гарнитуры оснащены отличными микрофонами, которые автоматически подавляют фоновый шум, поэтому обратите внимание на эту функцию, если вы знаете, что не всегда сможете проводить совещания в относительно тихом месте.
Говоря о фонах (с визуальной стороны), если у вас нет возможности привести в порядок офисное пространство перед встречей, виртуальные фоны и функция размытия могут помочь в этом.
Для лучшего контроля над системами конференц-зала вам, вероятно, понадобится пульт дистанционного управления. С его помощью можно переключать такие функции, как совместное использование экрана, переход к следующему слайду презентации, регулировка громкоговорителей и многое другое.
Смартборд - это, по сути, электронная доска, которая является отличным дополнением к любой комнате для видеоконференций, используемой для проведения таких мероприятий, как мозговые штурмы.
Они бывают разных размеров и габаритов и подходят для небольших и средних конференц-залов.
Если вы не можете разместить физическую доску в своей переговорной комнате, существуют другие инструменты для совместной работы и приложения для создания досок. Например, Miro дает вам и вашей команде виртуальную доску, на которой вы можете рисовать все вместе на экранах своих компьютеров.
Хорошо, теперь, когда у нас есть базовый список покупок, давайте посмотрим на реальное оборудование для видеоконференций.
Когда дело доходит до оборудования для видеоконференций, это определенно не "один размер подходит всем". Каждый бизнес должен взвесить все плюсы и минусы различных марок и моделей... Вот некоторые из наших фаворитов.
Компания Poly (которая раньше называлась Polycom) является одним из мировых лидеров в производстве оборудования для видеоконференций. А веб-камеры Studio X30 и X50 предназначены как для небольших помещений, так и для больших конференц-залов.
Некоторые ключевые особенности:
Высокая производительность и гибкая конструкция оптимальны для больших переговорных комнат и предприятий, которые в значительной степени полагаются на видеоконференции и вебинары. Цена начинается с 16 999 долларов США, и, вероятно, не подойдет для многих малых и средних компаний (но инвестиции могут оправдать себя в долгосрочной перспективе благодаря гибким возможностям).
Плюсы:
Минусы:
Одним из премиальных предложений компании Poly является серия Group 700. Цель RealPresence Group 700 - обеспечить максимальную гибкость при совместной работе с видео, аудио и контентом корпоративного уровня. Это включает одновременное видео 1080p с видеокамеры EagleEye и совместное использование контента.
Оборудование для видеоконференций Poly (ранее Polycom) RealPresence Group 700
Некоторые ключевые особенности:
Высокая производительность и гибкая конструкция оптимальны для больших переговорных комнат и предприятий, которые в значительной степени полагаются на видеоконференции и вебинары. Цена начинается с 16 999 долларов США, и, вероятно, не подойдет для многих малых и средних компаний (но инвестиции могут оправдать себя в долгосрочной перспективе благодаря гибким возможностям).
Плюсы:
Минусы:
Logitech Meetup - это интуитивно понятная, красиво оформленная конференц-камера, предназначенная для небольших помещений, таких как комнаты для совещаний:
Не судите о ней по размеру! В миниатюрном корпусе находится мощная система, обеспечивающая высококачественное аудио и видео.
Особенности:
Компактный дизайн Logitech Meetup идеально подходит для компаний, которым необходимо объединить небольшие команды. Цена в 899 долларов США является более доступной, чем у Polycom 700 Series, и это хорошее соотношение цены и качества видео и аудио. Если вы ищете базовый инструмент для совместной работы с видео, который справится с поставленной задачей, это устройство - то, что вам нужно.
Плюсы:
Минусы:
Система видеоконференцсвязи KX-VC300 обеспечивает высококачественную связь "точка-точка". Это означает, что встречи можно легко организовать с одного устройства Panasonic на другое.
С KX0-VC300 вы получаете плавный двусторонний стерео разговор и MCU с возможностью расширения до четырех соединений. Система имеет довольно удобный интерфейс и настраиваемые опции:
Особенности:
Конференц-система Panasonic KX-VC300 отлично подходит для предприятий, которым нужна безопасная видеоконференция "точка-точка". Она проста в настройке и использовании, но не оснащена множеством дополнительных функций. Стоимость системы будет зависеть от того, какое оборудование у вас уже есть, поскольку она лучше всего подходит для компаний, которые уже используют Panasonic, и вам придется связаться с Panasonic для получения информации о ценах.
Плюсы:
Минусы:
BCC950 - одно из более доступных предложений компании Logitech по оборудованию для видеоконференций. Эта универсальная система конференц-связи оснащена подключаемыми веб-камерой и спикерфоном, а ее установка идеально подходит для небольших комнат или групп от одного до четырех человек:
Решение для видеоконференций Logitech BCC950
Компактные размеры позволяют легко использовать систему на любом офисном столе или конференц-столе (а также дома).
На первый взгляд BCCC950 может показаться немного странным, но моторизованная камера расположена идеально на уровне глаз для видео высокой четкости, а всенаправленный динамик обеспечивает четкую слышимость всех присутствующих в комнате.
Это устройство хорошо подойдет в качестве части системы конференц-зала и предназначено для работы с большинством популярных приложений для видеоконференций.
Особенности:
Logitech BCC950 стоит 419,95 долларов США, что совсем не плохо, учитывая, насколько хорошо она разработана для проведения видеоконференций в комнатах для общения с небольшими группами людей. Это удобная система "все в одном", которую можно перемещать по офису для любых небольших совещаний.
Плюсы:
Минусы:
Компания AVer - крупное имя, когда речь идет об оборудовании для видеоконференций. От USB-камер до полноценных конференц-камер и интеллектуальных досок - у них есть множество комплектов, предназначенных для предприятий и крупных компаний:
Оборудование для видеоконференций AVer VC520 Pro2
Особенности:
Пакет Pro2 представляет собой конференц-систему корпоративного класса, предназначенную для средних и больших конференц-залов. Она оснащена высококачественной камерой и полнодуплексным спикерфоном, который можно взять с собой практически куда угодно.
Плюсы:
Минусы:
Если вы работаете в удаленной или гибридной команде, то вы уже знаете, насколько важны видеоконференции, помогающие членам команды оставаться на связи.
Вот некоторые другие преимущества видеоконференций, которые стоит рассмотреть.
1. Это позволяет всем оставаться на связи
Не всегда легко собрать всех в одной комнате. К тому же, всегда есть телефонные конференц-связи только с использованием аудио.
И хотя это может быть правдой, есть определенные типы разговоров, которые просто необходимо проводить через видеоконференции. От разговоров тет-а-тет до более серьезных совещаний по вопросам управления персоналом или оценки работы менеджеров и сотрудников - есть такие деликатные темы, которые лучше обсуждать лично.
2. Это более эффективный способ общения
Текстовые сообщения, групповые чаты, электронные письма, телефонные звонки. Этими вещами мы пользуемся каждый день. И сегодня многие не могут представить себе мир без них.
Но исследования показали, что примерно две трети общения происходит невербально! Невербальные сигналы, зрительный контакт, жесты рук и выражение лица дают гораздо больше контекста и информации в разговоре - если вы когда-нибудь вели долгий разговор по электронной почте с кем-то, который мог бы быть просто двухминутной видеоконференцией, вы понимаете, о чем мы говорим.
3. Это необходимо для компаний, у которых есть клиенты и сотрудники по всему миру.
Если ваш бизнес имеет глобальную команду или клиентскую базу (или планирует выйти на этот уровень), то видеоконференции вам просто необходимы.
Даже если ваш бизнес еще не стал глобальным, спрашивали ли вы когда-нибудь клиентов, хотят ли они встретиться с вами в вашем офисе? Некоторым приходится долго добираться на работу, и независимо от того, думаете ли вы об удобстве ваших клиентов или собственных сотрудников, ожидание того, что у вас будет возможность встретиться в режиме видеоконференции, будет расти.
И наличие оборудования для видеоконференций будет иметь решающее значение для удовлетворения этих ожиданий.
4. Это поможет вам удержать сотрудников
В этой связи следует отметить, что сегодня все больше сотрудников отдают предпочтение гибкости в работе.
Недавний опрос показал, что почти каждый четвертый удаленный работник в США хочет, чтобы возможность гибкого графика работы стала постоянной. (Поверьте нам, нет недостатка в подобных опросах, которые показали аналогичные результаты).
Видеоконференции дадут вам и вашим сотрудникам такую гибкость и сделают их счастливыми.
5. Это позволит вам оставаться конкурентоспособными (или даже опережать конкурентов).
Если вы хотите, чтобы ваш бизнес был успешным, то вам нужны лучшие сотрудники.
Поскольку отношение к рабочему месту меняется, и компании получают доступ к талантам, которые находятся не только в непосредственной близости от них, видеоконференции становятся одним из ключевых моментов, который позволит вам обеспечить корпоративную культуру, ставящую во главу угла баланс между работой и личной жизнью.
Кроме того, наем удаленных сотрудников позволит вашей организации набрать большее количество талантливых людей, а предложение гибридной формы работы будет привлекательно для нового поколения Z.
Последнее замечание... Вам нужно еще кое-что, кроме оборудования для видеоконференций. Помимо оборудования и аппаратных средств, видеоконференции имеют еще один важный компонент - программное обеспечение.
