Гибридные совещания: преимущества и передовой опыт

По мере того, как всё больше сотрудников возвращаются в офисы, компании переходят к личным встречам, по крайней мере, в определённой степени. Пандемия 2020 года выявила преимущества и недостатки модели удалённых совещаний. Данные свидетельствуют о том, что компании предпочитают гибридную модель для своих совещаний. Многие производители аудиовизуального оборудования опросили своих клиентов и обнаружили, что гибридные совещания становятся новой нормой. Это оправдано по нескольким причинам, но прежде чем внедрять её в масштабах всей компании, организациям важно согласовать свои потребности в совещаниях с подходящими технологиями.

Три причины, по которым всё больше компаний переходят на гибридную модель совещаний

Тысячи предприятий малого и среднего бизнеса и крупных предприятий делают гибридные совещания своим основным подходом к совместной работе. Почему? Потому что гибридные совещания дают конкурентное преимущество. В частности, вот три преимущества, которые стоит рассмотреть:

• Более эффективное сотрудничество. Гибридные совещания сохраняют преимущества личного взаимодействия, поскольку многие сотрудники наиболее эффективно взаимодействуют при личной встрече. Таким образом, гибридные совещания – это как добавление удалённых участников к уже эффективному личному сотрудничеству.
• Глобальный доступ к талантам. Главное преимущество модели удалённой работы заключается в том, что она позволяет компаниям нанимать лучших специалистов по всему миру. Ни одна организация не готова отказаться от этого конкурентного преимущества, поэтому гибридные встречи необходимы для эффективной интеграции удалённых специалистов.
• Экономия пространства. Офисные помещения стоят дорого, и с начала пандемии потребность компаний в них всё меньше. Сокращение неиспользуемых офисных площадей может значительно снизить накладные расходы, и гибридные встречи позволяют организациям делать это без потери времени.

Технологии гибридных встреч должны отвечать потребностям участников, как очных, так и удалённых

Существуют веские причины использовать гибридные встречи, но есть одно существенное препятствие. Как поддерживать вовлеченность как очных, так и удалённых участников? Некоторые организации ошибочно полагают, что быть видимым — это то же самое, что быть вовлечённым. Решение для видеоконференций — необходимая отправная точка для гибридных встреч, но также следует учитывать следующее:

• Могут ли ваши удалённые сотрудники легко видеть всё во время встречи?
• Могут ли ваши удалённые сотрудники понимать, кто говорит?
• Могут ли удалённые участники активно взаимодействовать? Делать аннотации или делиться контентом?
• Легко ли организовывать и контролировать гибридные встречи?
• Нужно ли участникам, которые присутствуют лично, подключать свои устройства по кабелю или можно использовать беспроводное подключение?

Есть и другие вопросы, на которые нужно ответить, но эти ответы помогут вам понять, что компаниям следует учитывать при переходе на гибридную модель встреч. К счастью, производители аудиовизуального оборудования также учитывают эти вопросы и предлагают решения, которые могут упростить управление гибридными встречами.

Несколько AV-решений для повышения эффективности гибридных совещаний

Поскольку гибридные совещания рассчитаны на две разные группы сотрудников, часто бывает так, что либо очные, либо удалённые участники остаются без внимания. Если докладчику сложно сбалансировать взаимодействие между удалённым и личным взаимодействием, это приводит к неэффективному сотрудничеству. AV-решения могут восстановить этот баланс. Вот три технологии, которые могут улучшить гибридное взаимодействие для ваших команд:

• Беспроводные системы для презентаций: Беспроводные решения для презентаций, такие как Barco ClickShare, Mersive Solstice и Crestron AirMedia, станут достойным дополнением к гибридным совещаниям. Благодаря беспроводным решениям для презентаций докладчик может подключить своё устройство к конференц-системе переговорной комнаты и управлять всем процессом, включая отправку контента на дисплеи переговорной комнаты и любым удалённым участникам. Беспроводные решения для презентаций также удобны для сотрудников, которые лишь изредка посещают офис. Поскольку беспроводные решения для презентаций можно управлять с собственного устройства пользователя, люди, не знакомые с конференц-системой переговорной комнаты, всё равно смогут получить к ней доступ. Никакого обучения не требуется, поэтому пользователи могут управлять переговорной комнатой, даже если они никогда раньше в ней не были.
• Интерактивные дисплеи: Интерактивные дисплеи — это идеальный инструмент для совместной работы для визуалов, предоставляя командам площадку для тестирования и анализа идей. Они также являются отличным инструментом для совместной работы в гибридных командах, поскольку интерактивные дисплеи, такие как Clevertouch, позволяют легко подключать удаленных участников к совещанию. Например, Clevertouch часто используется в качестве инструмента для работы с доской во время совещаний, и эти сеансы работы с доской можно проводить с удаленными участниками. При подключении удаленные пользователи могут видеть, что отображается на экране, а также любые добавляемые аннотации. Удаленные пользователи также могут делать свои собственные аннотации, как если бы они находились в переговорной комнате. Это идеальное решение для менеджеров, которым нужно следить за ходом совместных совещаний, находясь в пути. Они могут зайти, сделать несколько быстрых аннотаций и перейти к другим задачам.
• Умные камеры: Умные камеры помогают удаленным участникам следить за происходящим. Они делают это, автоматически кадрируя говорящего и выводя его изображение в центр экрана удалённого пользователя. Умные камеры обычно входят в состав высококлассных решений для видеоконференций, таких как комнатные системы Poly и многофункциональные конференц-бары. Умные камеры эффективны независимо от того, проходит ли встреча за столом или докладчик ходит по залу. Камера распознаёт, когда он говорит, и фокусируется на нём, чтобы удалённые участники не заблудились, если кто-то перемещается по залу.

Готовы перейти на гибридную версию? Сертифицированный интегратор AV может помочь

Гибридные совещания — это эффективный компромисс между личным и удалённым сотрудничеством. Они сохранятся, поскольку всё больше организаций осознают потенциал своего развития. Если ваша организация планирует присоединиться к тысячам организаций, перешедших на гибридные совещания, сертифицированный интегратор поможет вам реализовать все инициативы, связанные с AV. Поскольку гибридные совещания в значительной степени зависят от AV-технологий, сертифицированный интегратор может предоставить ценную информацию о потенциальных решениях, разработать масштабируемые системы и подобрать оптимальные продукты для вашей команды. Сертифицированные интеграторы также могут установить и поддерживать оборудование для гибридных совещаний. Эта постоянная поддержка гарантирует оптимальную производительность и надёжность ваших гибридных решений.