6 практических идей для создания современных конференц-залов

Многие работники вернулись в офис после пандемии COVID-19. Однако это не значит, что им удобно часами сидеть на совещаниях - даже если эти совещания проводятся в современных конференц-залах с кофе и печеньками.

Если мы собираемся проводить больше времени на совещаниях, не стоит ли сделать конференц-залы более современными и удобными?

В этой статье мы рассмотрим идеи дизайна конференц-залов, позволяющие модернизировать традиционные конференц-залы для современного гибридного офиса. Мы также дадим 6 советов по созданию инклюзивных, располагающих к сотрудничеству помещений для личных и виртуальных встреч.

Краткое резюме:

Вот всё, о чем пойдет речь в этой статье, посвященной созданию современных конференц-залов:

• Несмотря на то что всё больше компаний переходят на гибридные модели работы, большинство конференц-залов по-прежнему выглядят так же, как и в те времена, когда все работали в офисе каждый день.
• Конференц-зал должен быть спроектирован исходя из его предназначения.
• Использование акустической плитки, интеллектуальных технологий и модульной мебели поможет модернизировать конференц-залы.

Почему нам нужны современные конференц-залы

Времена изменились. Опрос сотрудников показал, что 58% из них работают из дома раз в неделю, а 35% имеют постоянную работу на дому. Это очень много людей, работающих дома, и очень много пустующего рабочего пространства.

Как будто этого недостаточно, 51% сотрудников поддерживают гибридную схему работы.

К сожалению, многие конференц-залы не приспособлены для проведения гибридных встреч - встреч, на которых одни сотрудники присутствуют в физическом офисе, а другие - в виртуальном.

Проектируйте современные конференц-залы с учетом особенностей людей и их стиля работы

С момента начала пандемии в 2020 году количество рабочих встреч увеличилось почти на 70%. При этом растет число небольших, совместных и специальных мозговых штурмов, в то время как количество огромных собраний с участием всех сотрудников сокращается.

Например, компания Microsoft подтверждает этот факт: среди ее сотрудников на 22% увеличилось количество 30-минутных совещаний.

К сожалению, во многих компаниях нет небольших переговорных комнат, в которых могли бы разместиться группы из нескольких человек. Поэтому такие люди часто бронируют большие переговорные комнаты, оттесняя на второй план большие группы, которым действительно необходимо пространство.

Современные конференц-залы должны быть рассчитаны на размер групп, которые их используют, и на их целевое назначение.

Например, в учебных классах или комнатах для видеоконференций можно установить интерактивные доски и расставить столы в стиле классной комнаты. В комнатах для групповых занятий, напротив, можно установить U-образный или круглый стол, чтобы способствовать равенству и сотрудничеству.

Но дело не только в мебели. Рассмотрим следующие различные стили и размеры современных конференц-залов:

Комнаты для переговоров 1 на 1

Иногда их называют переговорными кабинами или телефонными будками. Переговорные комнаты 1 на 1 идеально подходят для совещаний, коучинга или частных телефонных разговоров с клиентами.

Переговорные комнаты 1 на 1 могут стать приятным дополнением к планировкам открытых офисов, обеспечивая тихое, уединенное пространство, где сотрудники могут сделать личные телефонные звонки или нанести последние штрихи на важный проект.

Кабинки для звонков небольшие - обычно от 2,3 м² до 4,7 м², - в них есть только два стула и небольшой стол.

Чтобы сотрудники не пользовались этим ресурсом, стоит ограничить использование кабины для звонков 30 минутами - часом за раз.

Комната для команды

Командные комнаты немного больше, чем кабинки для звонков, но все равно предназначены для создания уютной атмосферы сотрудничества между сотрудниками. Считайте, что это крошечная конференц-зал, идеально подходящий для четырех-восьми человек - или до 10, если некоторые из них стоят.

Комнаты для команд идеально подходят для ежедневных совещаний или целенаправленных мозговых штурмов.

Комната для совещаний или конференц-зал

Конференц-залы, являющиеся самыми большими из трех вариантов, предназначены для проведения крупных мероприятий, таких как совещания отделов или презентации крупных клиентов.

Конференц-зал рассчитан на 10-20 человек и оснащен большим конференц-столом, передвижными стульями, досками и проектором для презентаций.

Также в таких помещениях обычно устанавливают буфеты или приставные столики, чтобы во время длительных совещаний у участников был удобный доступ к закускам и прохладительным напиткам.

При оформлении этих помещений выбирайте стиль дизайна интерьера, который передает ценности вашего бренда и в то же время тонко демонстрирует ваши достижения.

6 советов по созданию современных конференц-залов

Давайте обсудим шесть различных способов создания современных конференц-залов, которые подойдут для гибридной организации работы.

1. Подумайте об акустике

Хорошее акустическое оформление зависит от основной функции помещения.

Если у вас гибридное рабочее место, не все будут лично присутствовать на совещаниях. Поэтому ваш ИТ-отдел должен оборудовать комнату камерами, динамиками и микрофонами в стратегических местах. Таким образом, удаленные участники смогут слышать и видеть все происходящее.

Хорошая акустика означает использование звукоизолирующих элементов, чтобы посторонние люди не слышали ваши разговоры.

Если вы беспокоитесь о том, как звуковые панели будут смотреться на стене, попробуйте использовать экологичные живые зеленые стены или акустические художественные панели.

Зеленая стена не только эстетически привлекательна, но и может снизить уровень шума на 15 децибел. Если вы выберете путь акустических художественных панелей, вы даже сможете подобрать их в соответствии с цветами вашего бренда.

2. Используйте гибкую, модульную, инклюзивную мебель

Огромные конференц-столы и переговорные комнаты выглядят великолепно, но они непрактичны, если только вы не используете их часто.

Если вы не используете их, не волнуйтесь - не нужно сразу же начинать сносить гипсокартон.

Легко увеличить пространство, выбрав гибкую планировку офиса и модульную мебель. Вы также можете использовать перегородки, чтобы разделить пространство на две небольшие переговорные комнаты.

Что касается мебели, то модульные двухместные столы можно объединить в один большой 12-местный конференц-стол.

Использование эргономичной мебели также значительно повысит продуктивность сотрудников во время длительных совещаний. Вы же не хотите, чтобы ваши сотрудники уходили с длительных мозговых штурмов с больной спиной.

Столы на колесиках удобны не только для тех, кто предпочитает работать стоя, но и для людей в инвалидных колясках, поскольку они могут регулировать высоту в соответствии с размерами своего кресла.

Приобретите также столы на колесиках с замками. С их помощью можно легко изменить планировку комнаты, и они просты в использовании для людей с ограниченными возможностями.

3. Отдайте предпочтение комнатам с яркой тематикой, а не скучным белым стенам

Обычные белые стены с резким освещением не очень-то располагают к себе людей и не активизируют их творческий потенциал.

Вы можете легко исправить ситуацию, подобрав подходящие предметы искусства и декора, чтобы наполнить пространство энергией, или выбрав определенную тематику для оформления и разграничения переговорных комнат.

Еще один способ сделать конференц-зал более привлекательным - выбрать тему и оформить комнату в соответствии с ней. Вы можете даже провести мозговой штурм названий переговорных комнат с сотрудниками, чтобы воодушевить их и гарантировать, что в итоге у вас получится переговорная комната, которая понравится всем.

Такие названия переговорных комнат, как «Остров вдохновения» или «Комната мечты», например, быстрее подстегнут творческий потенциал, чем «Переговорная комната 1» и ее стерильные белые стены.

4. Инвестируйте в «умные» конференц-залы

Поскольку все больше людей работают удаленно, работодатели должны стремиться к тому, чтобы их удаленные сотрудники оставались вовлеченными в работу.

Никому не нравятся совещания без хороших наглядных пособий, а умные конференц-залы значительно облегчают участникам визуализацию и обмен важными тезисами.

Благодаря новейшим технологиям видеоконференций и доскам для совместной работы умные конференц-залы помогают сделать встречи более увлекательными и совместными для всех участников.

Вот некоторые инструменты и оборудование, которые вы можете добавить в свои современные конференц-залы, чтобы помочь вашим удаленным и гибридным сотрудникам оставаться вовлеченными во время совещаний:

• Интерактивные доски
• Конференц-телефоны
• Веб-камеры
• Микрофоны
• Аксессуары для организации кабелей
• Таблички/каталоги для переговорных комнат
• Путеводители для клиентов и посетителей, позволяющие найти переговорные комнаты

Если у вас гибкий дизайн переговорной комнаты, убедитесь, что ваши веб-камеры и конференц-телефоны тоже мобильны.

5. Убедитесь в правильности размеров

Вот несколько общих рекомендаций по размерам, которые помогут вам создать современный конференц-зал, удобный для всех участников очной встречи.

1-2 человека 2,3 м² - 4,7 м²

3-6 человек 9,3 м² - 14 м²

7-9 человек 14 м² - 18.6 м²

10-20+ человек 28 м² - 46 м²

Подробнее про решения для конференц-залов вы можете почитать в наших решениях.